Mittagspause: Bei Essen mit Kollegen kurz auf andere Gedanken kommen und nach ein paar Minuten wieder durchstarten. So dein Plan.

In der Kantine stellt sich dein Vorstandsvorsitzender neben dich in die Schlange. Nach kurzem Smalltalk bittet er dich um ein Update zu deinem aktuellen Projekt. Ihm sei zu Ohren gekommen, dass es aktuell zeitliche Verzögerungen geben würde.

Doch wie detailliert sollst du auf momentane Ergebnisse und Herausforderungen eingehen? Welche Informationen sind von Relevanz?

Aufbau von Präsentationen:

Grundsätzlich gilt: Vom Allgemeinen ins Detail. Stelle dir deine Präsentation wie eine Pyramide vor. Je nach Präsentationsdauer, wirst du Schritt für Schritt tiefer in die Details eintauchen.

Mache dir beim Entwurf deiner Präsentation immer bewusst: Der Nutzen für deine Zuhörer liegt darin, dass du ihnen ihre Fragen beantwortest. Somit möchte ich dir folgenden Aufbau, in Anlehnung an Anita Hermann-Reuss, vorstellen:

Wann immer möglich und sinnvoll beginnst du deine Präsentation mit einem Knüller. Am besten mit einer Einleitung, die du mit Bildern, einer Geschichte oder einer Metapher beschreiben kannst. Denn Bilder dringen ungefiltert in unser Unterbewusstsein. Hier erzeugen sie Emotionen und können dazu beitragen einen Spannungsbogen aufzubauen.

Im zweiten Schritt präsentierst du deine Lösung bzw. deine Empfehlung. Nachfolgend stellst du max. drei Kernaussagen bzw. -argumente in den Mittelpunkt. Bringst du weitere Punkte ein, werden zuvor genannte Aspekte an Gewicht verlieren. Aller Wahrscheinlichkeit nach werden sie noch nicht mal mehr erinnert. Wähle deine Argumente also mit viel Bedacht aus.

Steht dir weitere Zeit für Ausführungen zur Verfügung, würdest du deine Aussagen in der vierten und fünften Ebene mit Beweisen und Highlights untermauern.

Im vorliegenden Mittagstisch-Beispiel, würde deine Pyramide aus den ersten zwei Ebenen bestehen: Der Herausforderung und der Lösung.

Gehen wir davon aus, dass es sich bei deinem Projekt um den Bau eines Lagers handelt. Aufgrund einer vom Auftraggeber (Bereichsleiter Logistik) gewünschten Änderung hat sich dein Zeitplan um zwei Wochen nach hinten verschoben. Nun stehst du vor der Herausforderung diesen Verzug zu minimieren.

Wie könnte nun eine mögliche Antwort aussehen?

„Gerne gebe ich Ihnen einen kurzen Überblick zum Status Quo in LB-Projekt. Der Änderungsantrag vom 16.05. hat dazu geführt, dass wir momentan 14 Tage hinter meiner Planung liegen.

Aktuell stehe ich vor der Herausforderung einen schneller aushärtenden Beton für unsere Bodenplatte zu finden. Diesen benötigen wir, damit das Bauunternehmen wie ursprünglich von mir geplant mit dem Aufbau der Regale beginnen kann.

Hierzu habe ich bereits mehrere Angebote eingeholt, welche ich aktuell sichte und bewerte. Ich bin zuversichtlich, dass ich eine Lösung finden werden.

Haben Sie Interesse an einer Ergebnispräsentation?“

(Falls ja, Anschlussfrage: „Wann hätten Sie 15 Minuten Zeit?“)

4 Typen von Präsentationen im Projektmanagement:

Grundsätzlich lassen sich verschiedene Typen von Präsentationen unterscheiden. Hierzu zählen:

Informationspräsentation (was?):

Liegt dir zum aktuellen Zeitpunkt noch keine Lösung vor, so erstellst du eine Informationspräsentation. In dieser bereitest du alle Daten, Zahlen und Fakten auf. Du stellst Informationen aus der Vergangenheit oder Studienergebnisse dar und beschreibst aktuelle Prozesse. Das Ziel liegt darin, ein einheitliches Verständnis von der momentanen Situation zu erhalten.

Dein Zuhörer möchte Antworten auf die Fragen: Worum genau geht es? Was soll ich tun? Dieses Vorgehen würdest du z.B. für dein Kick-off-Meeting nutzen.

Überzeugungspräsentation (warum?):

Eine Überzeugungspräsentation würdest du hingegen vorbereiten, wenn du z.B. einen Änderungsantrag einbringen möchtest. Hier liegen i.d.R. mehrere Optionen auf dem Tisch.

Insbesondere deine Nutzenargumentation und Begründung deiner Auswahl solltest du gut vorbereiten. Hierzu zählen Vor- und Nachteile genauso wie Alleinstellungsmerkmale oder vermeidbare Risiken.

Deine Zielgruppe fragt sich: Warum soll ich genau diese Lösung wählen? Ist diese Option die beste Möglichkeit?

Lösungspräsentation (wie?):

Hier ist die Entscheidung für eine Lösung bereits getroffen. Die zentrale Frage lautet nun: Wie können wir unsere Entscheidung realisieren?

Der Aufbau deiner Präsentation sollte in diesem Fall phasenorientiert erfolgen. Welche Schritte sind wann notwendig? Gibt es Meilensteine oder macht ein bestimmtes Vorgehensmodell Sinn? Wer wird die Verantwortung übernehmen?

Eine solche Präsentation wählst du z.B. nach einem Risikoeintritt, um deine Gegensteuerungsmaßnahmen zu validieren und in die Wege zu leiten.

Konzeptpräsentation (was, warum, wie?):

Gilt es z.B. im Strategieausschuss dein Projekt zu priorisieren, musst du alle drei zuvor betrachteten Ausprägungen einer Präsentation berücksichtigen: Von der allgemeinen Information über die Begründung der Notwendigkeit deines Projekts bis hin zum Lösungskonzept. Überzeuge deine Zuhörer durch einen klaren nutzenstiftenden Aufbau deiner Präsentation.

Fünf Präsentationstipps aus der Praxis

Nicht jedem liegt es, vor größeren Gruppen zu sprechen. I.d.R. kommt mit der Übung das Vertrauen in sich selbst.

Nichtsdestotrotz möchte ich dir zum Abschluss dieses Beitrages zu den Typen von Präsentationen meine fünf Basis-Präsentationstipps schenken.

1. Tief durchatmen, Bauchmuskeln anspannen

Hierdurch schaffst du es zum einen, deine Anspannung etwas zu minimieren. Zum anderen stellst du durch das Anspannen deiner Bauchmuskulatur sicher, dass deine Stimme kraftvoll, laut und tragend sein wird.

2. Blickkontakt halten

Schaue dein Publikum an und involviere es in deinen Vortrag. Sitzen diese an einem Tisch, bietet es sich an, abwechselnd Meetingteilnehmer auf der linken und rechten Seite anzuschauen.

Sprichst du hingegen vor einem größeren Publikum, welches z.B. in zwei Blöcken vor dir sitzt, würde ich zu einem anderen Vorgehen tendieren. Ich nenne es das M-W-Modell. Entsprechend dieser beiden Buchstaben fährst du mit deinem Blick während der Präsentation über dein Publikum.

3. Verstärkende Gesten und Geschichten nutzen

Nonverbale Kommunikation macht einen Großteil unserer Kommunikation aus. Mit unserer (unbewussten) Gestik und Mimik können wir unseren verbalen Äußerungen widersprechen oder sie untermauern. Aus diesem Grund solltest du darauf achten, Gesten zum beleben deiner Präsentation zu nutzen. Dabei ist es essentiell, dass deine Aussagen (verbal/ nonverbal) nicht gegenläufig sind.

Deine Gestik und Mimik kannst du zudem mit Geschichten und Metaphern verstärken. Hier nutzt du die Kraft der Bilder. Diese erzeugen direkt, ungefiltert und somit unbewusst Emotionen bei deinen Zuhörern.

4. Pausen machen

Unabhängig welche Form der vier Typen von Präsentationen du nutzt. Pausen sind ein zentraler Baustein einer gelungenen Präsentation. Sie ermöglichen es deinem Publikum deine Aussagen zu verarbeiten oder auf ein neues Thema überzuleiten.

Noch viel wertvoller sind sie jedoch als stilistisches Mittel. Du kannst sie nutzen, um einen Spannungsbogen aufzubauen. So empfiehlt es sich z.B. vor wichtigen Argumenten eine kurze Pause zu machen. Dies erhöht die Wirksamkeit enorm.

5. Füße zum Publikum stellen

Heutzutage gibt es kaum noch eine Präsentation ohne mediale Unterstützung. Dies verführt den Präsentierenden häufig dazu, sich zur Leinwand zu drehen. Erfolgt dieses ab und zu für eine kurze Zeitspanne, ist dagegen nichts einzuwenden.

Viel zu häufig konnte ich jedoch beobachten, dass der oder die Vortragende wie angewurzelt stehen blieb. Es wurde zur Wand gesprochen, Gesten und Mimik waren nicht mehr sichtbar und ich fühlte mich nicht mehr direkt angesprochen. Die Konsequenz: Die Aufmerksamkeit nahm ab.

Dabei gibt es einen ganz einfachen Trick: Lasse deine Füße zum Publikum gewandt stehen. Durch deine natürliche Körperspannung wirst du automatisch in deine bequemere Ausgangslage zurück pendeln. Ohne dass du daran denken musst. Probiere es gleich mal aus!

Präsentationen sind so unterschiedlich wie ihre Zielsetzung. Dabei ist deine wichtigste Absicht die Fragen deines Publikums zu beantworten. Welche Fragen brennen deiner Zielgruppe unter den Fingern?

Grundsätzlich lassen sich vier Typen von Präsentationen unterscheiden:

• Informationspräsentationen
• Überzeugungspräsentationen
• Lösungspräsentationen
• Konzeptpräsentationen

Darüber hinaus habe ich dir meine fünf Basis-Tipps für Vorträge verraten:

1. Tief durchatmen, Bauchmuskeln anspannen
2. Blickkontakt halten
3. Verstärkende Gesten und Geschichten nutzen
4. Pausen machen
5. Füße zum Publikum stellen

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