Titelbild Typen von Präsentationen

4 Typen von Präsentationen im Projektmanagement

Mittagspause: Bei Essen mit Kollegen kurz auf andere Gedanken kommen und nach ein paar Minuten wieder durchstarten. So Ihr Plan.

In der Kantine stellt sich Ihr Vorstandsvorsitzender neben Sie in die Schlage. Nach kurzem Smalltalk bittet er Sie um ein Update zu Ihrem aktuellen Projekt. Ihm sei zu Ohren gekommen, dass es aktuell zeitliche Verzögerungen geben würde.

Doch wie detailliert sollen Sie auf momentane Ergebnisse und Herausforderungen eingehen? Welche Informationen sind von Relevanz?

Was Sie erwartet:

Sie erhalten Input

  • zum Aufbau von Präsentationen,
  • den 4 Typen von Präsentationen im Projektmanagement und
  • 5 Präsentationstipps aus der Praxis

Aufbau von Präsentationen:

Grundsätzlich gilt: Vom Allgemeinen ins Detail. Stellen Sie sich Ihre Präsentation wie eine Pyramide vor. Je nach Präsentationsdauer, werden Sie Schritt für Schritt tiefer in die Details eintauchen.

Machen Sie sich beim Entwurf Ihrer Präsentation immer bewusst: Der Nutzen für Ihre Zuhörer liegt darin, dass Sie Ihnen ihre Fragen beantworten. Somit möchte ich Ihnen folgenden Aufbau, in Anlehnung an Anita Hermann-Reuss, vorstellen:

Typen von Präsentationen: Präsentationspyramide

Wann immer möglich und sinnvoll beginnen Sie Ihre Präsentation mit einem Knüller. Am besten mit einer Einleitung, die Sie mit Bildern, einer Geschichte oder einer Metapher beschreiben können. Denn Bilder dringen ungefiltert in unser Unterbewusstsein. Hier erzeugen sie Emotionen und können dazu beitragen einen Spannungsbogen aufzubauen.

Im zweiten Schritt präsentieren Sie Ihre Lösung bzw. Ihre Empfehlung. Nachfolgend stellen Sie max. drei Kernaussagen bzw. -argumente in den Mittelpunkt. Bringen Sie weitere Punkte ein, werden zuvor genannte Aspekte an Gewicht verlieren. Aller Wahrscheinlichkeit nach werden sie noch nicht mal mehr erinnert. Wählen Sie Ihre Argumente also mit viel Bedacht aus.

Steht Ihnen weitere Zeit für Ausführungen zur Verfügung, würden Sie Ihre Aussagen in der vierten und fünften Ebene mit Beweisen und Highlights untermauern.

Im vorliegenden Mittagstisch-Beispiel, würde Ihre Pyramide aus den ersten zwei Ebenen bestehen: Der Herausforderung und der Lösung.

Gehen wir davon aus, dass es sich bei Ihrem Projekt um den Bau eines Lagers handelt. Aufgrund einer vom Auftraggeber (Bereichsleiter Logistik) gewünschten Änderung hat sich Ihr Zeitplan um zwei Wochen nach hinten verschoben. Nun stehen Sie vor der Herausforderung diesen Verzug zu minimieren.

Wie könnte nun eine mögliche Antwort aussehen?

„Gerne gebe ich Ihnen einen kurzen Überblick zum Status Quo in LB-Projekt. Der Änderungsantrag vom 16.05. hat dazu geführt, dass wir momentan 14 Tage hinter meiner Planung liegen.

Aktuell stehe ich vor der Herausforderung einen schneller aushärtenden Beton für unsere Bodenplatte zu finden. Diesen benötigen wir, damit das Bauunternehmen wie ursprünglich von mir geplant mit dem Aufbau der Regale beginnen kann.

Hierzu habe ich bereits mehrere Angebote eingeholt, welche ich aktuell sichte und bewerte. Ich bin zuversichtlich, dass ich eine Lösung finden werden.

Haben Sie Interesse an einer Ergebnispräsentation?“

(Falls ja Anschlussfrage: „Wann hätten Sie 15 Minuten Zeit?“)

4 Typen von Präsentationen im Projektmanagement:

Grundsätzlich lassen sich verschiedene Typen von Präsentationen unterscheiden. Hierzu zählen:

4 Typen von Präsentationen im Projektmanagement

Informationspräsentation (was?):

Liegt Ihnen zum aktuellen Zeitpunkt noch keine Lösung vor, so erstellen Sie eine Informationspräsentation. In dieser bereiten Sie alle Daten, Zahlen und Fakten auf. Sie stellen Informationen aus der Vergangenheit oder Studienergebnisse dar und beschreiben aktuelle Prozesse. Das Ziel liegt darin ein einheitliches Verständnis von der momentanen Situation zu erhalten.

Ihr Zuhörer möchte Antworten auf die Fragen: Worum genau geht es? Was soll ich tun? Dieses Vorgehen würden Sie z.B. für Ihr Kick-off-Meeting nutzen.

Überzeugungspräsentation (warum?):

Eine Überzeugungspräsentation würden Sie hingehen vorbereiten, wenn Sie z.B. einen Änderungsantrag einbringen möchten. Hier liegen i.d.R. mehrere Optionen auf dem Tisch.

Insbesondere Ihre Nutzenargumentation und Begründung Ihrer Auswahl sollten Sie gut vorbereiten. Hierzu zählen Vor- und Nachteile genauso wie Alleinstellungsmerkmale oder vermeidbare Risiken.

Ihre Zielgruppe fragt sich: Warum soll ich genau diese Lösung wählen? Ist diese Option die beste Möglichkeit?

Lösungspräsentation (wie?):

Hier ist die Entscheidung für eine Lösung bereits getroffen. Die zentrale Frage lautet nun: Wie können wir unsere Entscheidung realisieren?

Der Aufbau Ihrer Präsentation sollte in diesem Fall phasenorientiert erfolgen. Welche Schritte sind wann notwendig? Gibt es Meilensteine oder macht ein bestimmtes Vorgehensmodell Sinn? Wer wird die Verantwortung übernehmen?

Eine solche Präsentation wählen Sie z.B. nach einem Risikoeintritt, um Ihre Gegensteuerungsmaßnahmen zu validieren und in die Wege zu leiten.

Konzeptpräsentation (was, warum, wie?):

Gilt es z.B. im Strategieausschuss Ihr Projekt zu priorisieren, müssen Sie alle drei zuvor betrachteten Ausprägungen einer Präsentation berücksichtigen: Von der allgemeinen Information über die Begründung der Notwendigkeit Ihres Projekts bis hin zum Lösungskonzept. Überzeugen Sie Ihre Zuhörer durch einen klaren nutzenstiftenden Aufbau Ihrer Präsentation.




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Fünf Präsentationstipps aus der Praxis

Nicht jedem liegt es vor größeren Gruppen zu sprechen. I.d.R. kommt mit der Übung das Vertrauen in sich selbst.

Nichtsdestotrotz möchte ich Ihnen zum Abschluss dieses Beitrages zu den Typen von Präsentationen meine fünf Basis-Präsentationstipps schenken.

1. Tief durchatmen, Bauchmuskeln anspannen

Hierdurch schaffen Sie es zum einen Ihre Anspannung etwas zu minimieren. Zum anderen stellen Sie durch das Anspannen Ihrer Bauchmuskulatur sicher, dass Ihre Stimme kraftvoll, laut und tragend sein wird.

2. Blickkontakt halten

Schauen Sie Ihr Publikum an und involvieren Sie es in Ihren Vortrag. Sitzen diese an einem Tisch, bietet es sich an, abwechselnd Meetingteilnehmer auf der linken und rechten Seite anzuschauen.

Sprechen Sie hingegen vor einem größeren Publikum, welches z.B. in zwei Blöcken vor Ihnen sitzt, würde ich zu einem anderen Vorgehen tendieren. Ich nenne es das M-W-Modell. Entsprechend dieser beiden Buchstaben fahren Sie mit Ihrem Blick während der Präsentation über Ihr Publikum.

3. Verstärkende Gesten und Geschichten nutzen

Nonverbale Kommunikation macht einen Großteil unserer Kommunikation aus. Mit unserer (unbewussten) Gestik und Mimik können wir unseren verbalen Äußerungen widersprechen oder sie untermauern. Aus diesem Grund sollten Sie darauf achten, Gesten zum beleben Ihrer Präsentation zu nutzen. Dabei ist es essentiell, dass Ihre Aussagen (verbal/ nonverbal) nicht gegenläufig sind.

Ihre Gestik und Mimik können Sie zudem mit Geschichten und Metaphern verstärken. Hier nutzen Sie die Kraft der Bilder. Diese erzeugen direkt, ungefiltert und somit unbewusst Emotionen bei Ihren Zuhörern.

4. Pausen machen

Unabhängig welchen Form der vier Typen von Präsentationen Sie nutzen. Pausen sind ein zentraler Baustein einer gelungenen Präsentation. Sie ermöglichen es Ihrem Publikum Ihre Aussagen zu verarbeiten oder auf ein neues Thema überzuleiten.

Noch viel wertvoller sind sie jedoch als stilistisches Mittel. Sie können Sie nutzten, um einen Spannungsbogen aufzubauen. So empfiehlt es sich z.B. vor wichtigen Argumenten eine kurze Pause zu machen. Dies erhöht die Wirksamkeit enorm.

5. Füße zum Publikum stellen

Heutzutage gibt es kaum noch eine Präsentation ohne mediale Unterstützung. Dies verführt den Präsentierenden häufig dazu sich zur Leinwand zu drehen. Erfolgt dieses ab und zu für eine kurze Zeitspanne, ist dagegen nichts einzuwenden.

Viel zu häufig konnte ich jedoch beobachten, dass der oder die Vortragende wie angewurzelt stehen blieb. Es wurde zur Wand gesprochen, Gesten und Mimik waren nicht mehr sichtbar und ich fühlte mich nicht mehr direkt angesprochen. Die Konsequenz: Die Aufmerksamkeit nahm ab.

Dabei gibt es einen ganz einfachen Trick: Lassen Sie Ihre Füße zum Publikum gewandt stehen. Durch Ihre natürliche Körperspannung, werden Sie automatisch in Ihre bequemere Ausgangslage zurück pendeln. Ohne das Sie daran denken müssen. Probieren Sie es gleich mal aus!

Lessons leanEd

Genau wie einen Pyramide lassen sich Vorträge aufbauen. Je nach Zeit und Umfang gehen Sie immer tiefer in die Details. Hierfür bietet sich folgender Aufbau an:

  1. Problem/ Fragestellungen
  2. Lösung/ Antworten
  3. Kernbotschaft/ Hauptnutzen
  4. Beweise/ Belege
  5. Glanz-/ Höhepunkte

Präsentationen sind so unterschiedlich wie ihre Zielsetzung. Dabei ist Ihre wichtigste Absicht die Fragen Ihres Publikums zu beantworten. Welche Fragen brennen Ihrer Zielgruppe unter den Fingern?

Grundsätzlich lassen sich vier Typen von Präsentationen unterscheiden:

  • Informationspräsentationen
  • Überzeugungspräsentationen
  • Lösungspräsentationen
  • Konzeptpräsentationen

Darüber hinaus habe ich Ihnen meine fünf Basis-Tipps für Vorträge verraten:

  1. Tief durchatmen, Bauchmuskeln anspannen
  2. Blickkontakt halten
  3. Verstärkende Gesten und Geschichten nutzen
  4. Pausen machen
  5. Füße zum Publikum stellen

Welche Tipps haben Sie für die Leser dieses Beitrages? Vor welchen Herausforderungen stehen Sie bzw. wie konnten Sie diese lösen?

Ich freue mich auf Ihre Kommentare.

P.S. Lesen Sie meinen Beitrag zu „Kommunikations- und Entscheidungstypen, um die vier Typen von Präsentationen noch effizienter nutzen zu können.

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