Leerer Schaltraum

Jahreswechsel: Nutze die Übergangszeit um dein Projektmanagement auf Vordermann zu bringen!

Weißt du, wann du deinen Risiko-Basisplan das letzte Mal aktualisiert hast oder wie es mit der Nutzung deiner Lessons-Learned-Potentials aus vergangenen Projekten aussieht?

Hand aufs Herz: Zweitrangige Aspekte fallen im Projektgeschäft ab und zu oder auch mal häufiger unter den Tisch, oder? Ihr Nutzen und ihr Potential sind eher langfristiger Natur. Umso wichtiger, dass wir uns ihnen zyklisch zuwenden.

Die gute Nachricht für alle, die zwischen den Tagen arbeiten: Sie können die traditionell ruhige Phase nutzen, um ihr Projektmanagement auf Vordermann zu bringen! Gute Nachrichten aber auch für all jene, die nicht arbeiten. Sie können ihren Urlaub genießen und diese Aufgaben nach dem Jahreswechsel im Tagesgeschäft integrieren!

Meine Top 5 ToDos möchte ich dir heute vorstellen:

  • Risiko-Basisplan aktualisieren
  • Lessons learned auswerten
  • Zusammenarbeit & Kommunikation analysieren
  • Strategisches Projektmanagement updaten
  • Gelebte Prozesse sowie eingesetzte Tools & Instrumente überprüfen

Risiko-Basisplan aktualisieren

Wie alle wissen: Risiken sind es, die unsere Projekte aus dem Gleichgewicht und uns als Projektleiterinnen und Projektleiter ins Schwitzen bringen. Dabei ist uns bekannt, dass wir immer mit branchen-, kunden- und unternehmensbezogenen Risiken rechnen müssen.

Hier auf einen aktuellen Risiko-Basisplan zurückgreifen zu können erleichtert uns die Arbeit enorm: Wir wissen zum einen, welche Risiken in den letzten Projekten mit welchen Auswirkungen eingetreten sind. Zum andern haben wir die Erkenntnisse wirksamer Gegensteuerungsmaßnahmen dokumentiert.

Somit steht uns eine fundierte Ausgangsbasis, auch in Bezug auf einzuplanende Risikovermeidungskosten, für zukünftige Projekte zur Verfügung. Dieses Potential nicht zu nutzen käme einer Arbeitsverweigerung sehr nahe. Aus diesem Grund solltest du jetzt die Zeit aufbringen, um deinen Risiko-Basisplan zu aktualisieren.

Der Risiko-Praxisratgeber*

Hast du dich schon einmal gefragt:

  • Wie identifiziere ich Risiken?
  • Wie bewerte ich Risiken?
  • Wie manage ich Risiken?
  • Wie kommuniziere ich Risiken?

Dann solltest du dir meinen Praxisratgeber „Projektrisiken: identifizieren, bewerten, kommunizieren und managen“ nicht entgehen lassen. Du erhältst auf alle Fragen eine praxiserprobte, wirkungsvolle und einfach zu realisierende Antwort.

Das Beste daran: Ich schenke dir zudem Checklisten, Vorlagen und Notfallpläne!

Lessons learned auswerten

Nicht alle Erkenntnisse aus einem Projekt gehören in den Risiko-Basisplan. Insbesondere die Aspekte, welche positive Einflüsse auf den Projektverlauf hatten, gilt es zentral zu dokumentieren.

Im Rahmen der jeweiligen Projektdokumentation wirst du dieses aller Wahrscheinlichkeit nach realisieren. Doch führst du auch ein zentrales Dokument über alle Projekte hinweg? Oder verschwinden diese Erkenntnisse nach Projektabschluss mit der Management Summary in der Schublade?

Hier empfiehlt es sich von Zeit zu Zeit deine Datei mit den Erkenntnissen vergangener Projekte zu aktualisieren. Jetzt zum Jahreswechsel wäre ein guter Zeitpunkt dazu!

Zusammenarbeit & Kommunikation analysieren

Sicherlich kann dieser Punkt Bestandteil einer umfassenden Lessons learned Dokumentation sein. Da er aber eine solche Tragweite hat, möchte ich ihn gesondert heraus greifen.

Wir alle wissen, dass unser Projekterfolg zu großen Teilen von einem offenen, angstfreien Arbeits- und Kommunikationsklima beeinflusst wird. Nur wenn alle Teilnehmer Probleme, Risiken und Fehler proaktiv kommunizieren, wirst du als Projektleitung in der Lage sein, rechtzeitig Gegensteuerungsmaßnahmen zu etablieren.

Umso wichtiger, dass du – am besten gemeinsam mit deinem Team – die Zusammenarbeit und Kommunikation retrospektiv bewertest. Hierzu kannst du Instrumente wie die Team-Uhr oder einen Mood-Index zur Vorbereitung und Visualisierung nutzen.

Team-Uhr, forming, storming, norming, preforming

Mood-Bar-Barometer

Bereite hierzu doch ein Kick-off-Meeting zu Beginn des nächsten Jahres vor. Bewerte eure Zusammenarbeit, identifiziere Verbesserungspotential und lege entsprechende Maßnahmen fest.

Schwöre zudem dein Team ein und erörtere die kommenden Projekte. Die Vorbereitung kann bereits jetzt zum Jahreswechsel beginnen.

Strategisches Projektmanagement updaten

Um stets den Überblick über die strategische Bedeutung aller Projekte im Unternehmen zu behalten, ist es sinnvoll ein strategisches Projektmanagement zu betreiben. Denn musst du ein Projekt aufgrund von Ressourcenknappheit (Zeit, Kosten, Mitarbeiter) zu Gunsten eines höher priorisierten Projektes anhalten, solltest du wissen, welches deine A-, B-, C-Projekte sind. Nur so kannst du eine Entscheidung im Sinne deines Geschäftsbereiches und somit Unternehmens treffen.

Liegt dir hier eine Aufstellung vor, gilt es diese nun zu aktualisieren: Stimmen die Bewertungsparameter und eingesetzten Werte mit der aktuellen Situation überein? Gibt es neue Projekte, die hinzugefügt werden müssen bzw. abgeschlossene die du entfernen kannst?

Die hier aktualisierten Ergebnisse kannst du u.a. in dein Kick-off zum Jahresbeginn einfließen lassen. Ein weiterer Pluspunkt: Du gibst deinem Team Orientierung.

Gelebte Prozesse sowie eingesetzte Tools & Instrumente überprüfen

Projektmanagement ist ohne technische Unterstützung heute kaum mehr vorstellbar. Desto wichtiger, dass alle Prozesse und Instrumente aufeinander abgestimmt sind. Workarounds sollten, wenn immer möglich, vermieden werden. Doch stehen den Arbeitsprozess betreffende Anforderungen meist nicht an erster Position der Prioritätenliste.

Die Gefahr, dass sich ineffiziente Prozesse, Tools und Instrumente einschleifen ist gegeben. Nutze die Ruhe zwischen den Tagen und validiere deine Werkzeuge und Prozesse.

Gibt es Verbesserungspotential? Falls ja, wie würde eine ideale Lösung aussehen? Was würdest du hierfür benötigen?

Welche Projektmanagement-ToDos erledigst du zum Jahreswechsel? Ich bin auf dein Feedback gespannt!

Für die kommenden Festtage wünsche ich dir eine ruhige und besinnliche Zeit. Starte erfolgreich in 2018!

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