Leerer Schaltraum

Jahreswechsel: Nutzen Sie die Übergangszeit um Ihr Projektmanagement auf Vordermann zu bringen!

Wissen Sie wann Sie Ihren Risiko-Basisplan das letzte Mal aktualisiert haben oder wie es mit der Nutzung Ihrer Lessons-Learned-Potentials aus vergangenen Projekten aussieht?

Hand aufs Herz: Zweitrangige Aspekte fallen im Projektgeschäft ab und zu oder auch mal häufiger unter den Tisch, oder? Ihr Nutzen und ihr Potential sind eher langfristiger Natur. Umso wichtiger, dass wir uns ihnen zyklisch zuwenden.

Die gute Nachricht für alle die zwischen den Tagen arbeiten: Sie können die traditionell ruhige Phase nutzen, um Ihr Projektmanagement auf Vordermann zu bringen! Gute Nachrichten aber auch für all jene die nicht arbeiten. Sie können Ihren Urlaub genießen und diese Aufgaben nach dem Jahreswechsel im Tagesgeschäft integrieren!

Meine Top 5 ToDos möchte ich Ihnen heute vorstellen:

  • Risiko-Basisplan aktualisieren
  • Lessons learned auswerten
  • Zusammenarbeit & Kommunikation analysieren
  • Strategisches Projektmanagement updaten
  • Gelebte Prozesse sowie eingesetzte Tools & Instrumente überprüfen

 

Risiko-Basisplan aktualisieren

Wie alle wissen: Risiken sind es die unsere Projekte aus dem Gleichgewicht und uns als Projektleiterinnen und Projektleiter ins Schwitzen bringen. Dabei ist uns bekannt, dass wir immer mit branchen-, kunden- und unternehmensbezogenen Risiken rechnen müssen.

Hier auf einen aktuellen Risiko-Basisplan zurückgreifen zu können erleichtert uns die Arbeit enorm: Wir wissen zum einen welche Risiken in den letzten Projekten mit welchen Auswirkungen eingetreten sind. Zum andern haben wir die Erkenntnisse wirksamer Gegensteuerungsmaßnahmen dokumentiert.

Somit steht uns eine fundierte Ausgangsbasis, auch in Bezug auf einzuplanende Risikovermeidungskosten, für zukünftige Projekte zur Verfügung. Dieses Potential nicht zu nutzen käme einer Arbeitsverweigerung sehr nahe. Aus diesem Grund sollten Sie jetzt die Zeit aufbringen, um Ihren Risiko-Basisplan zu aktualisieren.

Der Risiko-Praxisratgeber*

Haben Sie sich schon einmal gefragt:

  • Wie identifiziere ich Risiken?
  • Wie bewerte ich Risiken?
  • Wie manage ich Risiken?
  • Wie kommuniziere ich Risiken?

Dann sollten Sie sich meinen Praxisratgeber „Projektrisiken: identifizieren, bewerten, kommunizieren und managemen“ nicht entgehen lassen. Sie erhalten auf alle Fragen eine praxiserprobte, wirkungsvolle und einfach zu realisierende Antwort.

Das Beste daran: Ich schenke Ihnen zudem Checklisten, Vorlagen und Notfallpläne!

 

Lessons learned auswerten

Nicht alle Erkenntnisse aus einem Projekt gehören in den Risiko-Basisplan. Insbesondere die Aspekte, welche positive Einflüsse auf den Projektverlauf hatten, gilt es zentral zu dokumentieren.

Im Rahmen der jeweiligen Projektdokumentation werden Sie dieses aller Wahrscheinlichkeit nach realisieren. Doch führen Sie auch ein zentrales Dokument über alle Projekte hinweg? Oder verschwinden diese Erkenntnisse nach Projektabschluss mit der Management Summary in der Schublade?

Hier empfiehlt es sich von Zeit zu Zeit Ihre Datei mit den Erkenntnissen vergangener Projekte zu aktualisieren. Jetzt zum Jahreswechsel wäre ein guter Zeitpunkt dazu!

 

Zusammenarbeit & Kommunikation analysieren

Sicherlich kann dieser Punkt Bestandteil einer umfassenden Lessons learned Dokumentation sein. Da er aber eine solche Tragweite hat, möchte ich ihn gesondert heraus greifen.

Wir alle wissen, dass unser Projekterfolg zu großen Teilen von einem offenen, angstfreien Arbeits- und Kommunikationsklima beeinflusst wird. Nur, wenn alle Teilnehmer Probleme, Risiken und Fehler proaktiv kommunizieren, werden Sie als Projektleitung in der Lage sein rechtzeitig Gegensteuerungsmaßnahmen zu etablieren.

Umso wichtiger, dass Sie – am besten gemeinsam mit Ihrem Team – die Zusammenarbeit und Kommunikation retrospektiv bewerten. Hierzu können Sie Instrumente wie die Team-Uhr oder einen Mood-Index zur Vorbereitung und Visualisierung nutzen.

Team-Uhr, forming, storming, norming, preforming

Mood-Bar-Barometer

Bereiten Sie hierzu doch ein Kick-off-Meeting zu Beginn des nächsten Jahres vor. Bewerten Sie Ihre Zusammenarbeit, Identifizieren Sie Verbesserungspotential und legen Sie entsprechende Maßnahmen fest.

Schwören Sie zudem Ihr Team ein und erörtern Sie die kommenden Projekte. Die Vorbereitung kann bereits jetzt zum Jahreswechsel beginnen.

 

Strategisches Projektmanagement updaten

Um stets den Überblick über die strategische Bedeutung aller Projekte im Unternehmen zu behalten, ist es sinnvoll ein strategisches Projektmanagement zu betreiben. Denn müssen Sie ein Projekt aufgrund von Ressourcenknappheit (Zeit, Kosten, Mitarbeiter) zu Gunsten eines höher priorisierten Projektes anhalten, sollten Sie wissen, welches Ihre A-, B-, C-Projekte sind. Nur so können Sie eine Entscheidung im Sinne Ihres Geschäftsbereiches und somit Unternehmens treffen.

Liegt Ihnen hier eine Aufstellung vor, gilt es diese nun zu aktualisieren: Stimmen die Bewertungsparameter und eingesetzten Werte mit der aktuellen Situation überein? Gibt es neue Projekte die hinzugefügt werden müssen bzw. abgeschlossene die Sie entfernen können?

Die hier aktualisierten Ergebnisse können Sie u.a. in Ihr Kick-off zum Jahresbeginn einfließen lassen. Ein weiterer Pluspunkt: Sie geben Ihrem Team Orientierung.

 

Gelebte Prozesse sowie Eingesetzte Tools & Instrumente überprüfen

Projektmanagement ist ohne technische Unterstützung heute kaum mehr vorstellbar. Desto wichtiger, dass alle Prozesse und Instrumente aufeinander abgestimmt sind. Workarounds sollten, wenn immer möglich, vermieden werden. Doch stehen den Arbeitsprozess betreffende Anforderungen meist nicht an erster Position der Prioritätenliste.

Die Gefahr, dass sich ineffiziente Prozesse, Tools und Instrumente einschleifen ist gegeben. Nutzen Sie die Ruhe zwischen den Tagen und validieren Sie Ihre Werkzeuge und Prozesse.

Gibt es Verbesserungspotential? Falls ja, wie würde eine ideale Lösung aussehen? Was würden Sie hierfür benötigen?

Welche Projektmanagement-ToDos erledigen Sie zum Jahreswechsel? Ich bin auf Ihr Feedback gespannt!

Für die kommenden Festtage wünsche ich Ihnen eine ruhige und besinnliche Zeit. Starten Sie erfolgreich in 2018!

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