Der Projekterfolg misst sich in den erreichten Ergebnissen! Doch wie konnten diese erzielt werden? Welche Steine galt es aus dem Weg zu räumen und welche Abkürzungen konnten genutzt werden?

Jedes Projekt liefert wertvolle Erfahrungen. Diese Erkenntnisse fallen jedoch häufig unter den Tisch oder verschwinden nach Projektabschluss in einer gut versiegelten Schublade.

Ich möchte dir einen praktikablen Weg vorstellen, wie es dir gelingen kann von deinen Erfahrungen auch in Zukunft zu profitieren. Widmen wir uns also diesem wichtigen Thema!

Was sind Lessons learned?

Durch diese Form des Wissensmanagements soll zum einen ausgeschlossen werden, dass ein Fehler ein zweites Mal begangen wird. Zum anderen die Möglichkeit genutzt werden, positive Entwicklungen der Vergangenheit auf die Zukunft zu übertragen. Dabei lautet die zentrale Frage:

Was würden wir heute anders bzw. genauso machen, wenn wir das Projekt noch einmal starten würden?

Bei einem Lessons learned werden jene Erkenntnisse dokumentiert, welche einen relevanten Einfluss auf die Projektrealisation hatten und sich auf zukünftige Projekte übertragen lassen. Relevante Rahmenbedingungen und wichtiger Kontext sollten ebenfalls notiert werden. Die so erstellte Dokumentation liefert alle relevanten Informationen für zukünftige Entscheidungssituationen.

Ein Lessons learned ist Bestandteil einer jeden Projektabschlussdokumentation. Wobei ich eine kontinuierliche Realisation empfehle. Hierfür würden sich z. B. Teilschritte wie Meilensteinsitzungen, Retrospektiven, Reviews oder Audits anbieten.

Die großen Vorteile: Es fallen keine Erkenntnisse im Projektverlauf unter den Tisch und du kannst bereits im laufenden Projekt von deinen Erfahrungen profitieren.

Gefahren und Probleme eines Lessons learned

Jede Medaille besteht bekanntlich aus zwei Seiten. Gleiches gilt für die hier vorgestellte Methode.

Ein Hauptrisiko dieser Methode besteht darin, dass die Erkenntnisse lediglich innerhalb einer Organisation gewonnen werden. Erfahrungen von außen, z. B. in Bezug auf alternative Lösungsansätze, können nicht mit einfließen.

Ein weiterer nicht zu vernachlässigender Aspekt ist die Nachhaltigkeit mit welcher das Wissensmanagement vorangetrieben wird. Dies umfasst zum einen die Gefahr eines Silodenkens – sprich die Erfahrungen werden nicht über einen Bereich hinaus geteilt.

Zum anderen betrifft dies die Nutzung der gewonnenen Erkenntnisse. Es besteht die Gefahr, dass die bestehende Lessons learned Dokumentation nicht für die Planung und Realisation zukünftiger Projekte berücksichtigt wird. Ein für alle Unternehmensbereiche verbindlicher Prozess kann hier Abhilfe schaffen.

Die Nachhaltigkeit umfasst zudem die Motivation des Teams Erkenntnisse zu identifizieren: So wird z. B. ein hohes Verbesserungspotential verschenkt, wenn negative Aspekte aufgrund der Fehlerkultur des Unternehmens nicht geäußert werden. Gleiches erfolgt aufgrund der Erfahrung, dass die eigene Aussage keine Nachhaltigkeit haben wird. Wirke diesem Risiko proaktiv entgegen, indem du zum einen ein positives Gesprächsklima ohne Angst vor Bestrafungen schaffst. Eine Möglichkeit Skepsis abzubauen bestünde z. B. in der Option Logbuch-Einträge ohne namentliche Nennung zu ermöglichen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Vorbereitungszeit der Stakeholder. Wird ihnen keine Chance zur Identifikation gegeben, werden sie aller Wahrscheinlichkeit nur oberflächliche Erkenntnisse dokumentieren können. Hier hilft die frühzeitige Versendung der Agenda mit Hinweis auf das aktuelle Lessons learned Logbuch.

Warum sind Lessons learned für zukünftige Projekterfolge so wichtig?

Selten wird ein Projekt auf der grünen Wiese realisiert. In der Regel entstehen Schnittstellen zu anderen Projekten, Unternehmensbereichen, Kunden und / oder Dienstleitern bzw. Lieferanten. Diese Abhängigkeiten bedingen es, das jede Organisation von ihren realisierten Projekten profitieren kann.

Fehler passieren, Risiken treten ein und Aufwände werden unter- bzw. überschätzt! Die gute Nachricht: Du kannst aus alledem Erkenntnisse ziehen und davon profitieren!

Denn Lessons learned helfen dir dabei dein Projektmanagement kontinuierlich zu verbessern. Setzt du deine Erfahrungen konsequent um, wirst du deine Projekte schneller, kostengünstiger und qualitativ hochwertiger realisieren. Schlussendlich steigerst du auf diese Weise die Wertschöpfung in deinem Unternehmen. Und genau darauf kommt es doch an!

Wie kann ein Lessons learned Prozess aufgebaut sein?

Damit sich ein Lessons learned Prozess entfalten kann lautet die oberste Maxime, diesem Raum im Projekt zu verschaffen. Fehlt Zeit und die entsprechende Fehlerkultur, um diese Methode bewusst anzuwenden, wirst du kaum in der Lage sein einen Mehrwert zu generieren.

Gleichzeitig ist es wichtig diese Methode kontinuierlich, vom Start bis zum Projektende, anzuwenden. Denn nur so wirst du alle relevanten Aspekte berücksichtigen können.

Operatives Projektmanagement

Durch die Realisation deiner Projekte wirst du kontinuierlich Verbesserungspotentiale durch Beobachtungen, Hinweise oder Probleme gewinnen. Für diese gilt es entsprechende Lösungsoptionen zu validieren. Die hier gefundenen und realisierten Ansätze gilt es in Bezug auf ihre Auswirkungen und Übertragbarkeit zu bewerten. Im Lessons learned Logbuch des aktuellen Projekts werden diese Erfahrungen entsprechend notiert.

Durch diese zentrale Dokumentation können zum einen Lessons learned in das laufende Projekt einfließen. Zum anderen speist sich aus diesen Erkenntnissen ein Teilbereich des Projektabschlussberichtes. Gleichzeitig stellt das Lessons learned Logbuch die Basis für das strategische Wissensmanagement dar.

Spätestens zum Projektabschluss werden die verdichteten und übertragbaren Erkenntnisse an das zentrale Wissensmanagement übergeben. Um hier einer Versandung vorzubeugen, kann es von Nutzen sein diese Aufgabe zu einem Abnahmekriterium eines jeden Projektes zu machen. Um die projektübergreifende Dokumentation zu vereinfachen bietet es sich zudem an, auf eine unternehmensweite Vorlage zurück zu greifen.

Strategisches Projektmanagement

An übergeordneter Stelle laufen die Erkenntnisse vergangener Projekte zusammen. In Form eines zentralen Wissensmanagement-Workshops oder Reviews werden die gesammelten Lessons learned erneut auf ihre Relevanz für zukünftige Projekte bewertet und freigegeben. Im Anschluss folgt die Veröffentlichung dieser Erfahrungen, sodass neue Projekte entsprechend profitieren können.

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