Multiprojektmanagement:
Mehre Projekte zeitgleich steuern!

Ein Projekt kommt selten allein. Bekanntlich setzen Unternehmen mehrere Projekte zeitgleich um. Hier den Fokus zu halten kann zu einer echten Herausforderung werden: In Bezug auf die Unternehmensstrategie wie auch der jeweiligen Projektzielsetzung.

Projekte konkurrieren um Budgets, Mitarbeiter, Realisationszeiträume. Bricht ein Projekt aus der ursprünglichen Planung aus, kommt es häufig zu einer Kettenreaktion: So kann der an mehreren Projekten beteiligte Experte schnell zum Engpassfaktoren werden. Zielkonflikte sind somit vorprogrammiert. Welchem Projekt sollten Sie jetzt den Vorrang geben? Welches bringt Ihrem Unternehmen den größten Nutzen?

Die Lösung: Multiprojektmanagement mit Hilfe eines Projektportfolios. Hier bewerten Sie in welchem Umfang einzelne Projektziele auf Ihr Gesamtziel einzahlen. Gleichzeitig validieren Sie, den Status quo in laufenden Projekten. Doch wie wird ein Multiprojektmanagement aufgebaut? Welche Schritte sind notwendig?


Inhalt

  • Der Begriff Multiprojektmanagement
  • Auswahl der richtigen Projektalternative
  • Tipps für die Praxis

Der Begriff Multiprojektmanagement

Wie es aus dem Ausdruck bereits hervorgeht, handelt es sich um das zeitgleiche managen mehrerer Projekte innerhalb des Unternehmens oder einer Organisationseinheit. Hierzu zählt neben der strategischen Auswahl, die Koordination, Überwachung und Steuerung. Ziel des Multiprojektmanagements ist es den größtmöglichen strategischen Nutzen für das Unternehmen zu schaffen. Eine offene Projektmanagement-Kultur mit fundierten Informationen und Kennzahlen zum Status quo sowie den entsprechenden Risiken unterstützt dies. Als Input-Lieferer für Strategie- und Planungsprozesse stellt diese Methode ein hohen Mehrwert für jedes Management dar. Multiprojektmanagement und Portfoliomanagement Begriffe wie Programm-Management oder Portfolio-Management werden meist in einem Atemzug mit Mulitprojektmanagement genannt. Aus diesem Grund hier ein kurzer Exkurs. Lassen sich mehrere thematisch verbundene (Teil-)Projekte in einem Programm zusammenfassen, spricht man von Programm-Management. Sie verfolgen stets eine übergeordnete aufeinander abgestimmte Zielsetzung. So kann das Großprojekt Hausbau in Teilprojekte wie Grundstückkauf, Rohbau und Innenausbau aufgeteilt werden. Portfolio-Management hingegen lässt sich nicht eindeutig vom Multiprojektmanagement abgrenzen. So schreibt DIN 69909-1:2013-03 dem Portfolio-Management die identischen Charakteristika wie dem multiplen managen von Projekten zu. Der Begriff Multiprojektmanagement ist in Deutschland historisch gewachsen und wird somit häufiger verwendet.


Auswahl der richtigen ProjektalternativeErfolgskriterien gewichten

Der erste Schritt ist der Schwerste. So lautet ein uns allen bekanntes Sprichwort. Dabei ist er ganz einfach: Werden Sie sich über Ihren Fokus bewusst. Wohin soll sich Ihr Unternehmen bzw. Ihre Organisationseinheit entwickeln? Welche Ziele wollen Sie erreichen? Im Anschluss legen Sie Ihre Erfolgskriterien und deren Gewichtung fest. Hierzu können beispielsweise der Kundennutzen, die Wirtschaftlichkeit oder auch der Beitrag zur Prozessoptimierung zählen. Je nach Branche werden Sie hier selbstverständlich zu anderen Ergebnis kommen.





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Multiprojektmanagement: Gewichtung Projektalternativen

Multiprojektmanagement Portfoliovergrößern

Nun gilt es Ihre Vorbereitung mit Leben zu füllen. Tragen Sie hierzu alle laufenden und geplanten Projekte in einer Matrix ein. Bewerten Sie diese anhand der zuvor identifizierten Erfolgskriterien. Durch Multiplikation mit der Gewichtung erhalten Sie den strategischen Score Ihrer Projekte. Perfekt! Bereits jetzt können Sie klare und begründete Prioritäten setzen. Im letzten Schritt erstellen Sie eine Portfolio-Ansicht (siehe Grafik Portfolio). Hierzu legen Sie neben dem zuvor berechneten strategischen Score eine weitere Variable fest. Diese könnte z.B. der Personalaufwand pro Projekt sein.


Tipp für die Praxis

In der Praxis hat sich ein Projektbüro als zentrale Organisationseinheit für das Multiprojektmanagement bewährt. Dieses sollte von einem erfahrenen Projektmanager mit entsprechenden Kompetenzen besetzt werden. Er oder sie hat dafür Sorge zu tragen, dass alle benötigten Informationen in geforderter Qualität und Aktualität zur Verfügung stehen.

Hier laufen die Fäden zusammen. Dies betrifft z.B. die Risiken und Projekterfahrungen genau so wie die Nutzung von Synergien zwischen den Projekten. Der Projektmanagementofficer (PMO) legt gemeinsam mit dem Management die Kriterien für die Bewertung, Auswahl, Durchführung und Priorisierung von Projekten fest. Gleichzeitig bereinigt er das Gesamtportfolio.


Welche Erfahrungen haben Sie mit Multiprojektmanagement gemacht? Wie konnten Sie Herausforderungen lösen? Ich bin auf Ihre Fragen, Berichte und Feedback gespannt. Stehen Sie gerade vor der Aufgabe ein Multiprojektmanagement aufzustellen und benötigen eine impulsgebende Beratung? Kommen Sie gerne auf mich zu!

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