Ein Projekt kommt selten allein. Bekanntlich setzen Unternehmen mehrere Projekte zeitgleich um. Hier den Fokus zu halten kann zu einer echten Herausforderung werden: In Bezug auf die Unternehmensstrategie wie auch der jeweiligen Projektzielsetzung.

Projekte konkurrieren um Budgets, Mitarbeiter, Realisationszeiträume. Bricht ein Projekt aus der ursprünglichen Planung aus, kommt es häufig zu einer Kettenreaktion: So kann der an mehreren Projekten beteiligte Experte schnell zum Engpassfaktoren werden. Zielkonflikte sind somit vorprogrammiert. Welchem Projekt solltest du jetzt den Vorrang geben? Welches bringt deinem Unternehmen den größten Nutzen?

Die Lösung: Multiprojektmanagement mit Hilfe eines Projektportfolios. Hier bewertest du, in welchem Umfang einzelne Projektziele auf dein Gesamtziel einzahlen. Gleichzeitig validierst du den Status quo in laufenden Projekten. Doch wie wird ein Multiprojektmanagement aufgebaut? Welche Schritte sind notwendig?

Der Begriff Multiprojektmanagement

Wie es aus dem Ausdruck bereits hervorgeht, handelt es sich um das zeitgleiche managen mehrerer Projekte innerhalb des Unternehmens oder einer Organisationseinheit. Hierzu zählt neben der strategischen Auswahl, die Koordination, Überwachung und Steuerung. Ziel des Multiprojektmanagements ist es, den größtmöglichen strategischen Nutzen für das Unternehmen zu schaffen. Eine offene Projektmanagement-Kultur mit fundierten Informationen und Kennzahlen zum Status quo sowie den entsprechenden Risiken unterstützt dies. Als Input-Lieferer für Strategie- und Planungsprozesse stellt diese Methode einen hohen Mehrwert für jedes Management dar. 

Begriffe wie Programm-Management oder Portfolio-Management werden meist in einem Atemzug mit Mulitprojektmanagement genannt. Aus diesem Grund hier ein kurzer Exkurs. Lassen sich mehrere thematisch verbundene (Teil-)Projekte in einem Programm zusammenfassen, spricht man von Programm-Management. Sie verfolgen stets eine übergeordnete aufeinander abgestimmte Zielsetzung. So kann das Großprojekt Hausbau in Teilprojekte wie Grundstückskauf, Rohbau und Innenausbau aufgeteilt werden. Portfolio-Management hingegen lässt sich nicht eindeutig vom Multiprojektmanagement abgrenzen. So schreibt DIN 69909-1:2013-03 dem Portfolio-Management die identischen Charakteristika wie dem multiplen managen von Projekten zu. Der Begriff Multiprojektmanagement ist in Deutschland historisch gewachsen und wird somit häufiger verwendet.

Tipp für die Praxis

In der Praxis hat sich ein Projektbüro als zentrale Organisationseinheit für das Multiprojektmanagement bewährt. Dieses sollte von einem erfahrenen Projektmanager mit entsprechenden Kompetenzen besetzt werden. Er oder sie hat dafür Sorge zu tragen, dass alle benötigten Informationen in geforderter Qualität und Aktualität zur Verfügung stehen.

Hier laufen die Fäden zusammen. Dies betrifft z.B. die Risiken und Projekterfahrungen genauso wie die Nutzung von Synergien zwischen den Projekten. Der Projektmanagementofficer (PMO) legt gemeinsam mit dem Management die Kriterien für die Bewertung, Auswahl, Durchführung und Priorisierung von Projekten fest. Gleichzeitig bereinigt er das Gesamtportfolio.

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