Notizen machen:
4 Methoden für ein optimiertes Zeitmanagement in Projekten!

Risiko abgewendet. Durchatmen. Neu fokussieren und weiter geht es mit der Projektrealisation. Zwei Monate später: Es taucht ein freigabeverhinderndes Problem auf: Der Grund liegt in der kürzlich bewältigten Krise. Doch welche Entscheidung wurde damals warum getroffen?

Ich ziehe meine Notizen aus der Ablage hervor. Viel zu viele Seiten. Die Handschrift kaum lesbar – es musste damals schließlich schnell gehen. Was genau meinte ich mit dieser Notiz? Die Suche nach dem Beschluss frisst mehr Zeit als erwartet. Schon 9:45h … die Uhr tickt unerbärmlich.

Diese mangelnde Effizienz brachte mich dazu mich mit dem Thema Notiz-Management in Projekten zu beschäftigen. Professionellen Methoden halfen mir mich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Anfänglich war ich skeptisch. Werde ich trotz der Reduktion der Notizen die Details erinnern? Meine Antwort nach einer Erprobungsphase: Ja!

An diesem Fachwissen möchte ich Sie teilhaben lassen. Auf Ihr Feedback und Ihre Fragen bin ich gespannt.


Inhalt

  • Grundsätzliches zu Notizen
  • Wie erstelle ich Notizen?
  • Wie verwalte ich Notizen?
  • Lessons learned

Grundsätzliches zu Notizen

Notizen helfen uns den Kopf zu entlassen. Wichtige Informationen (z.B. Aufgaben, Deadlines, Kontaktdaten) können extern gespeichert werden. Dabei dienen uns Aufzeichnungen beim Einordnen und Strukturieren von Inhalten und Erkenntnissen. Soweit so gut. Doch wie schaffe ich es mich auf das Wichtigste zu beschränken?


Wie erstelle ich Notizen?

In der Theorie und den Weiten des Internets werden unzählige Methoden erörtert. Nicht alle sind im Projektmanagement einsetzbar. Vier für mich passende Methoden möchte ich Ihnen nachfolgend kurz vorstellen.

Methoden für Notizen, Notizmethode

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Cornell-Methode:

Das Notizblatt wird bei dieser Methode in drei Bereich geteilt. Im linken Feld finden sich Ihre Fragen und Überschriften. Rechts werden die jeweiligen Stichpunkte notiert. Im unteren Block erfolgt die Zusammenfassung der Seite.

3-Spalten-Methode:

Diese Methode teilt das Notizblatt in drei Teile. Im linken Bereich wird eine Inhaltsverzeichnis geführt. Mittig notieren Sie Ihre Schlagworte. Im rechten Block besteht die Option für eigene Anmerkungen.

Mind-Mapping:

Die Mind-Mapping Methode zählt zu den Kreativ-Methoden. Im Gegensatz zu den vorherigen Notiz-Methoden, schreiben Sie Ihre Gedanken unstrukturiert auf. Sie notieren Ihr Hauptthema auf die Mitte Ihres Blattes. Zusammenhängende Gedanken und Themen Platzieren Sie als Schlüsselworte um das Hauptthema herum. Im Anschluss verbinden Sie Ihr Hauptthema und Ihre Stichpunkte mit einer Linie.

Sketchnotes:

Die skizzierten Notizen bestehen aus Zeichnungen, Text und grafischen Elementen wie Pfeilen, Linien oder Aufzählungselementen. Sie sind selten linear strukturiert. Ihre Hierarchie wird durch die Visualisierung sichtbar. Durch das Zeichnen soll dabei eine intensivere Auseinandersetzung mit dem Inhalt erfolgen.Tipps für Notizen

Was genau aufgeschrieben wird, ist natürlich individuell. Welche Methode präferiert wird ebenfalls. Einen gewissen Rahmen gibt es im Projektmanagement jedoch.

Aus diesem Grund empfehle ich die vier Modelle um eine weitere Zeile – als Header – zu ergänzen. In dieser wird das Datum, das Projekt, die Teilnehmer und den Anlass notiert. Benötigen Sie mehrere Notiz-Seiten, wäre dies ebenfalls der Ort für Ihre Nummerierung.




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Wie verwalte ich Notizen?

Notizen zu schreiben ist die eine Sache, sie wieder zu finden eine andere. Die erste Frage die sich mir gestellt hat: Auf Papier oder digital dokumentieren? Hier scheiden sich die Geister.

Eine amerikanischen Studie untersuchte die Unterschiede zwischen digitalen und analogen Notizen. Das Ergebnis: Handschriftliche Notizen sind kürzer (ca. -100 Worte). Zudem tragen sie zu einem besseren Verständnis bei¹. Somit wären sie zu bevorzugen.

Als Projektexpertin bin ich jedoch ein Fan von parallel zum Meeting erfolgender digitaler Dokumentation. Nun so bin ich mir sicher, dass mein Team sofort die aktuellen Informationen vorliegen und ein einheitliches Verständnis vom besprochenen Sachverhalt hat. Auch Auftraggeber und weitere Stakeholder können sich somit eigenverantwortlich informieren. Wie also mit dieser Zwickmühle umgehen?

Ich schlage eine Kombination aus beiden vor. Ein rotierender Protokollführer dokumentiert während des Meetings digital für alle sichtbar. In einem Notizbuch sammeln Sie hingegen zentral Ihre individuellen Aufzeichnungen. Diese übertragen Sie einmal täglich in Ihre digitale Welt: Wiedervorlagen in den Kalender, Aufgaben in die ToDo-Liste, identifizierte Risiken in Ihr Risikomanagement, usw.

Tipps für NotizenIm Anschluss betreiben Sie Notizbuch-Pflege: Sie streichen übertragene Notizen mit Bleistift durch. Somit behalten Sie die Übersicht. Der positive Nebeneffekt: Sie beschäftigen sich erneut mit dem notierten Thema. Durch die Wiederholung prägen Sie sich die Details besser ein. Genau wie damals mit dem Vokabel lernen.

Apropos durchstreichen: Haben Sie mehr als benötigt notiert, streichen Sie direkt und konsequent. Somit disziplinieren Sie sich kürzere Notizen zu machen. Innerhalb kürzester Zeit, werden Sie hier Ihre Effizienz steigern.

Auch wenn es lästig wirkt – fangen Sie direkt an. Schon bald wird sich eine Routine einstellen. Versprochen.


Lessons learned

Anfänglich musste ich mich disziplinieren, nicht in alte Verhaltensmuster zurück zufallen: Keine lose Blattsammlung, einhalten des Blattdesigns oder das tägliches Übertragen meiner Notizen. Nach 14 Tagen, war ich routiniert.

Das Abgleichen mit erstellten Protokollen geht nun wesentlich zügiger. Durch die Kategorisierung habe ich einen roten Faden zur Orientierung erhalten. Gleichzeitig sehe ich auf einen Blick, ob es sich um eine Entscheidung, ein ToDo oder ein Risiko handelt. Ansprechpartner und Deadlines sind für mich immer direkt erkennbar. Mit einem Blick das Wesentliche auf dem Schirm… effizient! Zeit gespart. Perfekt!

Ähnlich verhielt es sich mit den Kreativ-Methoden. Auch wenn ich diese nicht so häufig anwendete. Der beeindruckenste Effekt erlebte ich mit Sketchnotes. Ursprünglich vertrat ich zwei Standpunkte: 1. das Zeichnen lenkt vom Inhalt des Meetings ab, 2. Zeichnen liegt mir nicht. Beide Aussagen kann ich nach meiner Testphase so nicht stehen lassen.

Ganz im Gegenteil. Das Zeichnen half mir mich zu fokussieren, mein Verständnis zu schärfen, Zusammenhänge zu erkennen und Lösungswege zu finden. Kreis, Quadrat und Rechteck kombiniert mit Trennungs- und Verbindungselementen. Das kann jeder. Nach wenigen Versuchen sahen meine Notizen schon recht professionell aus. Hier musste ich nun über meinen eigenen Schatten springen.

Am meisten positivsten überrascht war ich jedoch von einer Beobachtung: Ich konnte nach 14 Tagen ein Vielfaches an Informationen in meinem Kopf halten. Dies führe ich auf meine tägliche Notizbuch-Pflege zurück.

Die Übertragung meiner Notizen stellt für mich inzwischen ein festes Ritual da. Ich schließe so meinen Arbeitsalltag ab und bereite den nächsten vor. Für mich rechnet sich das Zeitinvestment.Methoden für Notizen, Notizmethode

Ich persönlich bevorzuge für strukturierte Projekt-Sitzungen eine Weiterentwicklung aus der Conrell- und der 3-Punkt-Methode. Durch den oben beschriebenen zusätzlichen Header kann ich meine Aufzeichnung schneller dem jeweiligen Projekt zuordnen. Die drei Spalten der 3-Punkt-Methode geben mir eine gute Struktur. Die Zusammenfassung der Notiz am Ende der gesamten Aufzeichnung, hat sich für einen schnellen Überblick bewährt.

Ach ja. Zum Schluss möchte ich noch eine Erkenntnis mit Ihnen teilen: Gestartet bin ich mit einem DIN A5 Buch. Besser für mich und meine präferierte Notiz-Methode ist ein DIN A4 Buch bzw. Block. Hier komme ich mit den strukturierten und kreativen Methoden platz-technisch einfach besser hin.

Sie haben gerade 10 Minuten investiert. Investieren Sie diese pro Tag, d.h. nicht mal eine Stunde pro Woche. Geben Sie sich zwei Wochen und notieren Sie sich zum Ablauf dieser eine Meilenstein. Ihre erste Notiz. Beim erreichen des Meilensteins freien Sie sich: Hat sich mein Notiz-Management für mich verbessert?

Welche Methode nutzen Sie? Haben Sie die Methoden für sich individualisiert? Ich freue mich auf Ihren Kommentar.

¹ Mueller, P.A. u. Oppenheimer, P. M. (2014): The Pen is Mightier than the Keyboard: Advantages of Longhand Note Taking. Psychological Science, DOI: 10.1177/0956797614524581

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