Risiko abgewendet. Durchatmen. Neu fokussieren und weiter geht es mit der Projektrealisation. Zwei Monate später: Es taucht ein freigabeverhinderndes Problem auf: Der Grund liegt in der kürzlich bewältigten Krise. Doch welche Entscheidung wurde damals warum getroffen?

Ich ziehe meine Notizen aus der Ablage hervor. Viel zu viele Seiten. Die Handschrift kaum lesbar – es musste damals schließlich schnell gehen. Was genau meinte ich mit dieser Notiz? Die Suche nach dem Beschluss frisst mehr Zeit als erwartet. Schon 9:45h … die Uhr tickt unerbärmlich.

Diese mangelnde Effizienz brachte mich dazu, mich mit dem Thema Notiz-Management in Projekten zu beschäftigen. Professionelle Methoden halfen mir, mich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Anfänglich war ich skeptisch. Werde ich trotz der Reduktion der Notizen die Details erinnern? Meine Antwort nach einer Erprobungsphase: Ja!

An diesem Fachwissen möchte ich dich teilhaben lassen. Auf dein Feedback und deine Fragen bin ich gespannt.

Grundsätzliches zu Notizen

Notizen helfen uns den Kopf zu entlassen. Wichtige Informationen (z.B. Aufgaben, Deadlines, Kontaktdaten) können extern gespeichert werden. Dabei dienen uns Aufzeichnungen beim Einordnen und Strukturieren von Inhalten und Erkenntnissen. Soweit so gut. Doch wie schaffe ich es mich auf das Wichtigste zu beschränken?

Wie erstelle ich Notizen?

In der Theorie und den Weiten des Internets werden unzählige Methoden erörtert. Nicht alle sind im Projektmanagement einsetzbar. Vier für mich passende Methoden möchte ich dir nachfolgend kurz vorstellen.

• Cornell-Methode (strukturiert)
• 3-Spalten-Methode (strukturiert)
• Mind-Mapping (kreativ)
• Sketchnotes (kreativ)

Cornell-Methode:

Das Notizblatt wird bei dieser Methode in drei Bereiche geteilt. Im linken Feld finden sich deine Fragen und Überschriften. Rechts werden die jeweiligen Stichpunkte notiert. Im unteren Block erfolgt die Zusammenfassung der Seite.

3-Spalten-Methode:

Diese Methode teilt das Notizblatt in drei Teile. Im linken Bereich wird ein Inhaltsverzeichnis geführt. Mittig notierst du deine Schlagworte. Im rechten Block besteht die Option für eigene Anmerkungen.

Mind-Mapping:

Die Mind-Mapping Methode zählt zu den Kreativ-Methoden. Im Gegensatz zu den vorherigen Notiz-Methoden, schreibst du deine Gedanken unstrukturiert auf. Du notierst dein Hauptthema auf die Mitte deines Blattes. Zusammenhängende Gedanken und Themen platzierst du als Schlüsselworte um das Hauptthema herum. Im Anschluss verbindest du dein Hauptthema und deine Stichpunkte mit einer Linie.

Sketchnotes:

Die skizzierten Notizen bestehen aus Zeichnungen, Text und grafischen Elementen wie Pfeilen, Linien oder Aufzählungselementen. Sie sind selten linear strukturiert. Ihre Hierarchie wird durch die Visualisierung sichtbar. Durch das Zeichnen soll dabei eine intensivere Auseinandersetzung mit dem Inhalt erfolgen.

Wie verwalte ich Notizen?

Notizen zu schreiben ist die eine Sache, sie wieder zu finden eine andere. Die erste Frage die sich mir gestellt hat: Auf Papier oder digital dokumentieren? Hier scheiden sich die Geister.

Eine amerikanischen Studie untersuchte die Unterschiede zwischen digitalen und analogen Notizen. Das Ergebnis: Handschriftliche Notizen sind kürzer (ca. -100 Worte). Zudem tragen sie zu einem besseren Verständnis bei¹. Somit wären sie zu bevorzugen.

Als Projektexpertin bin ich jedoch ein Fan von parallel zum Meeting erfolgender digitaler Dokumentation. Nun so bin ich mir sicher, dass meinem Team sofort die aktuellen Informationen vorliegen und ein einheitliches Verständnis vom besprochenen Sachverhalt hat. Auch Auftraggeber und weitere Stakeholder können sich somit eigenverantwortlich informieren. Wie also mit dieser Zwickmühle umgehen?

Ich schlage eine Kombination aus beiden vor. Ein rotierender Protokollführer dokumentiert während des Meetings digital für alle sichtbar. In einem Notizbuch sammelst du hingegen zentral deine individuellen Aufzeichnungen. Diese überträgst du einmal täglich in deine digitale Welt: Wiedervorlagen in den Kalender, Aufgaben in die ToDo-Liste, identifizierte Risiken in dein Risikomanagement, usw.

Lessons learned

Anfänglich musste ich mich disziplinieren, nicht in alte Verhaltensmuster zurück zufallen: Keine lose Blattsammlung, einhalten des Blattdesigns oder das tägliche Übertragen meiner Notizen. Nach 14 Tagen war ich routiniert.

Das Abgleichen mit erstellten Protokollen geht nun wesentlich zügiger. Durch die Kategorisierung habe ich einen roten Faden zur Orientierung erhalten. Gleichzeitig sehe ich auf einen Blick, ob es sich um eine Entscheidung, ein ToDo oder ein Risiko handelt. Ansprechpartner und Deadlines sind für mich immer direkt erkennbar. Mit einem Blick das Wesentliche auf dem Schirm… effizient! Zeit gespart. Perfekt!

Ähnlich verhielt es sich mit den Kreativ-Methoden. Auch wenn ich diese nicht so häufig anwendete. Den beeindruckensten Effekt erlebte ich mit Sketchnotes. Ursprünglich vertrat ich zwei Standpunkte: 1. das Zeichnen lenkt vom Inhalt des Meetings ab, 2. Zeichnen liegt mir nicht. Beide Aussagen kann ich nach meiner Testphase so nicht stehen lassen.

Ganz im Gegenteil. Das Zeichnen half mir mich zu fokussieren, mein Verständnis zu schärfen, Zusammenhänge zu erkennen und Lösungswege zu finden. Kreis, Quadrat und Rechteck kombiniert mit Trennungs- und Verbindungselementen. Das kann jeder. Nach wenigen Versuchen sahen meine Notizen schon recht professionell aus. Hier musste ich nun über meinen eigenen Schatten springen.

Am positivsten überrascht war ich jedoch von einer Beobachtung: Ich konnte nach 14 Tagen ein Vielfaches an Informationen in meinem Kopf halten. Dies führe ich auf meine tägliche Notizbuch-Pflege zurück.

Die Übertragung meiner Notizen stellt für mich inzwischen ein festes Ritual dar. Ich schließe so meinen Arbeitsalltag ab und bereite den nächsten vor. Für mich rechnet sich das Zeitinvestment.

¹ Mueller, P.A. u. Oppenheimer, P. M. (2014): The Pen is Mightier than the Keyboard: Advantages of Longhand Note Taking. Psychological Science, DOI: 10.1177/0956797614524581

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