Basis für jedes Projekt ist eine Idee, Optimierung oder Erweiterung des bestehenden Portfolios. Sei es die Kosteneinsparung aufgrund einer geänderten Rezeptur oder ein Relaunch einer Webseite. Wir realisieren Projekte um unsere Unternehmenszielsetzung zu erreichen!
Mit der Formulierung unserer Projektziele legen wir den Grundstein für unseren Projekterfolg. Doch wie genau solltest du vorgehen? Welche Methoden können dir helfen?
Was erwartet dich:
Immer wieder stelle ich fest, wie schwer Auftraggebern und Projektleitern die Formulierung ihrer Ziele fällt. Dabei kann es ganz einfach sein. Sicherlich macht Übung den Meister, doch mit ein paar
- Tipps und
- einem Mastertool
zur Zielformulierung hast du bereits eine gute Ausgangsbasis geschaffen.
Der Begriff Projektziel
Unabhängig ob du traditionelles, agiles oder hybrides Projektmanagement betreibst: Am Anfang steht das Ziel. Bereits Laozi (chinesischer Philosoph, 6. Jahrhundert v. Chr.) wusste: „Nur wer sein Ziel kennt, findet den Weg“. So lenkt die Begriffsdefinition eines Projekts bereits unseren Fokus auf die Projektziele. Ein Projekt umfasst dabei eine Aufgabe, welche durch ihre Neu- & Einzigartigkeit (Aufgabe, Risiken) gekennzeichnet ist und mit begrenzten Mitteln (zeitlich, finanziell, personell) sowie in einer eigenständigen Organisation (Projektteam) realisiert wird.
Ein Projektziel beschreibt den Sollzustand (keine Aktivitäten) so konkret, lückenlos und messbar wie nur irgendwie möglich. Von der ersten Projektidee über ein Grobkonzept bis hin zum Projektauftrag: Es ist normal, mit mehreren Versionen einer Projektzielsetzung zu arbeiten.
Mit jedem Schritt schärfen wir unser Zielbild dabei stärker. Nach Projektauftrag sollten jedoch Anpassungen nur noch im Zuge des Änderungsmanagements erfolgen. Sonst laufen wir Gefahr den Fokus zu verlieren.
Projektziele definieren
SMART
Ziele sollen SMART sein! Wahrscheinlich hast du diesen Ausdruck schon einmal gehört, oder? Hierzu gibt es bereits sehr gute Artikel. Somit nur eine kurze Übersichtsgrafik, anstatt einer ausführlichen Definition.
Lasse uns stattdessen diese Erkenntnisse auf unsere Projekte übertragen. Was sehen wir: Im Endprodukt die drei Säulen des magischen Dreiecks:
- Terminierbare Arbeit (Zeit)
- Messbarer Aufwand (Kosten)
- Spezifische Anforderungen (Ergebnis)
Ergänzt wird dies durch den zentralen Erfolgsfaktor des Projektmanagements: Das Team. Ist das Ziel realistisch, wird es i.d.R. von allen akzeptiert und getragen. Die Richtung ist klar. Somit können wir gemeinsam an einem Strang ziehen!
Es ist wichtig, dass Ziele messbar sind. Denn nur so lässt sich dein Erfolg belegen. Solltest du keine Messgröße für dein Ziel parat haben, so erfinde eine. Fällt dir keine Messgröße ein, solltest du auf dieses Ziel verzichten. Du wirst nie wissen können, ob du dein Ziel erreicht hast oder nicht.
Kombinieren wir nun den Ansatz der SMARTen Zielformulierung mit dem Zielkreuz, erhalten wir eine übersichtliche Darstellung unseres Zielfotos.
MoSCoW-Priorisierung
Doch zunächst noch ein weiterer Tipp zum Thema Ziele. Bei Projekten mit sehr langer Laufzeit oder sehr vielen Ergebnissen, kann es sinnvoll sein deinen sogenannten Zielkatalog zu erweitern. Hier würdest du deine Ziele nach der sogenannten MoSCoW-Priorisierung* bewerten. Diese steht für:
- must haves – zwingende Anforderungen
- should haves – sollten realisiert werden, sobald alle „must haves“ umgesetzt sind
- could haves – können umgesetzt werden, wenn alle höher priorisierten Aufgaben realisiert sind
- won‘t haves – werden nicht umgesetzt
* Die kleingeschriebenen Buchstaben im Akronym werden zur besseren Lesbarkeit verwendet und haben keinerlei Bedeutung.
Zielkreuz – das One-Sheet-Mastertool
Ein einfaches, effizientes und übersichtliches Instrument zur Formulierung von Zielen ist das Zielkreuz. Es hilft durch seine vorgegebene Struktur alle Aspekte eines Projekts zu betrachten: Von den qualitativen Anforderungen über die Risikoanalyse bis hin zum Perspektivenwechsel durch die Stakeholderanalyse.
Dabei sind die in vier Quadranten wir folgt aufgeteilt:
Zielsetzung:
Mache es wie die Sportler und versetze dich in die Zukunft. Nutze die Macht der Gedanken und manipuliere positiv dein Unterbewusstsein. Stelle dir vor, du hast dein Ziel bereits erreicht. Wie fühlt es sich an? Beschreibe diesen Zustand – am besten im Präsens.
Diese Form der Formulierung zieht das gesamte Projektteam wie ein unsichtbarer Faden immer fort in Richtung Ziel. Dabei sollten wir darauf achten eine lösungsneutrale Formulierung zu wählen. Geben wir hingegen einen Weg vor, minimieren wir die Chance, die optimale Lösung zu finden. Somit steht die Frage nach dem WAS im Fokus, nicht nach dem WIE.
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Stakeholder:
Hier fließen unsere Ergebnisse aus Vorbesprechungen, Stakeholder-, Umwelt- und Kraftfeldanalyse ein. Vom Auftraggeber, über das Projektteam bis hin zum Dienstleister: Wie stehen sie zu unserem Projekt?
Ergebnis:
Unsere qualitativen Anforderungen notieren wir in diesem Bereich des Zielkreuzes. Dabei bildet das Lastenheft die Ausgangsbasis.
Erfolgskriterien:
Der letzte Quadrant beinhaltet unsere Soll-Kennzahlen. Nur reine Projektziele sollten sich hier wiederfinden. Keine strategischen Ziele.
Durch den Online-Shop-Relaunch wird bis Ende des Jahres eine Umsatzsteigerung von 20% generiert sowie die Page Impressions um 15% erhöht.
Hierbei handelt es sich eindeutig um ein strategisches Ziel. Es ist unmöglich dieses Ziel durch die Projektrealisation zu erreichen. Dies liegt daran, dass zum Zeitpunkt des Projektendes (GoLive des Online-Shops) weder ein realer Besucher die Seite aufgerufen, noch eine Bestellung ausgelöst haben wird.
Lessons learned
Projektziele sollten SMART formuliert sein:
- spezifische
- messbare
- akzeptiert
- realistisch
- terminierbar
Die MoSCoW-Priorisierung kann dir helfen deine Ziele zu priorisieren.
- must haves – zwingende Anforderungen
- should haves – sollten realisiert werden, sobald alle „must haves“ umgesetzt sind
- could haves – können umgesetzt werden, wenn alle höher priorisierten Aufgaben realisiert sind
- won‘t haves – werden nicht umgesetzt
Formuliere deine Ziele dabei:
- aktiv
- positiv
- so als hättest du diese bereits erreicht (Präsens)
- zielkonfliktfrei
- lösungsneutral
Das Zielkreuz hilft dir, alle Perspektiven eines Projektziels zu betrachten:
- Zielsetzung
- Stakeholder
- Ergebnisse
- Erfolgskriterien
Ich wünsche dir #einfacherfolgreicheprojekte
Anna-Elena Stoehr
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