Wolltest du schon immer wissen, wie stark agile Projektmanagementmethoden (PM-Methode) aktuell verbreitet sind? Oder ob dieses Vorgehen tatsächlich am erfolgversprechendsten ist?
Diese und andere Fragestellungen beleuchtet die diesjährige Status Quo Agil Studie der Hochschule Koblenz. Die wesentlichen Ergebnisse möchte ich dir gerne vorstellen.

Dieser Blog-Beitrag gibt dir Input zum Thema

• Prozentuale Verteilung von PM-Methoden
• 5 Gründe die für agiles Projektmanagement sprechen
• 5 Herausforderungen des agilen Projektmanagements
• 10 beliebte Instrumente des agilen Projektmanagements
• Teamgrößen in Projekten
• Erfolgsquote nach PM-Methoden
• Unternehmenserfolg nach PM-Methoden

Die Erkenntnisse

5 Gründe für agiles Projektmanagement

Nun fragst du dich sicherlich, warum die Mehrheit der Befragten für die Projektplanung und -realisation agile Methoden präferieren? Die fünf wesentlichen Gründe hierfür sind

• Projekteinführungszeit optimieren
• Qualität verbessern
• Risiken reduzieren
• Teammoral optimieren
• Planbarkeit perfektionieren

Die angegebenen Gründe verwundern kaum: Steht im agilen Projektmanagement doch das zu liefernde Werk sowie die Anwenderorientierung im Mittelpunkt der Bemühungen. Durch seine dynamische und flexible Steuerung ermöglicht es zudem auf Änderungen und Risiken im Projektverlauf kurzfristig zu reagieren.

Dies wird unter anderem durch die Unterteilung des Hauptprojekts in kleine, überschaubare, in sich geschlossene Teilprojekte (sog. Sprints) ermöglicht. Das Gesetz der kleinen Zahl erleichtert neben der Planbarkeit, das Erkennen und Gegensteuern von Abweichungen. So beträgt die Sprintdauer in rund 60% der Fälle zwei, in 17% der Fälle drei Wochen. Dieser Zeithorizont lässt sich gut überblicken.

Gleichzeitig wird dem Projektteam ein hohes Maß an Mitwirkung und Toleranz bzgl. der Qualität, des Umfangs, der Zeit und der Kosten vom Auftraggeber entgegengebracht. Dass dies einen positiven Einfluss auf die Teammoral haben kann, ist nachvollziehbar.

5 Herausforderungen bei der agilen Projektrealisation

Dabei zeigt sich im Rahmen der Studie, dass 91% der Befragten den Nutzen agiler Methoden weit höher einschätzten, als den Aufwand für dessen Einführung. Die größte Herausforderung bei der Realisation von agilen Projekten liegt, der Studie folgend, in

• der Teamgröße, gefolgt von
• (internen) Prozessen,
• der Projektumgebung,
• den (internen) Kunden und
• der Projektstruktur.

Auf das Thema „Teamgröße“ gehe ich im weiteren Verlauf ein, weswegen ich mich hier auf die Herausforderungen konzentrieren möchte.

Agiles Arbeiten bedeutet für das Management einen Schritt zurück zu treten und die Verantwortung an das Team zu übergeben. Hier loszulassen fällt häufig nicht leicht. Wirken interne Prozessketten zudem agilen Ansätzen entgegen, sind Konflikte und Hemmnisse vorprogrammiert. Eine verbindliche Abstimmung zwischen PM-Methode und Unternehmensprozessen ist somit essentiell. Hierzu gehört insbesondere die Definition der einzelnen Projektrollen.

Gleiches gilt für die Projekt-Umgebung. Die bestmöglichsten Rahmenbedingungen zur Projektarbeit zu ermöglichen wird (hoffentlich) das Ziel eines jeden Unternehmens sein. Aber auch dies kann gewisse Herausforderungen mit sich bringen: So stellt sich z.B. die Frage, wo das tägliche StandUp stattfinden kann, ohne andere Teams in ihrer Arbeit zu stören? Wird das Team gemeinsam in einem Bereich sitzen oder ist es nach Kompetenzen in einzelne Abteilungen verteilt. Neben der Kommunikation wird so unter anderem der Teamzusammenhalt maßgeblich beeinflusst.

Dass Kunden immer eine gewisse Herausforderung im Projektgeschäft darstellen, ist uns allen bekannt. Hier bieten agile Methoden gewisse Vorzüge, insbesondere was die Veränderung von Anforderungen angeht. Nichtsdestotrotz ist das Kundenmanagement nicht trivial. Somit verwundert es nicht, dass es unter den Top 5 Herausforderungen im agilen Projektmanagement gelistet ist.

Wird ein Projekt nicht optimal strukturiert, wirkt sich dieses immer auf den Projekterfolg aus – unabhängig von der gewählten Methode. Umstrukturierungen, erhöhte Rüstzeiten sowie vermehrter Aufwand sind nur einige der Folgen. Dies zu vermeiden ist eine der zentralsten Aufgaben des ProductOwners (fachlicher Verantwortliche in SCRUM).

10 Techniken des agilen Projektmanagements

Im Bereich der agilen PM-Methoden wird SCRUM, gefolgt von Kanban, die höchste Bedeutung zugemessen. Blickt man hier auf die Details der Nutzung der Techniken, ergibt sich nachfolgende Top 10 Liste:

Mich verwundert hier insbesondere, dass das Instrument des Product Backlogs erst an sechster Position benannt wird. Schließlich stellt es die Basis der Sprint Planung und dem daraus entstehenden Sprint Backlog dar.

Teamgrößen nach Projektmanagementmethoden

Je nach Projektmanagement-Ausrichtung, variieren die Teamgrößen merklich. Meiner Erfahrung nach arbeiten Teams von maximal 10 Personen am effizientesten. Dies liegt unter anderem daran, dass die Rüstzeiten geringer und die Kommunikation sowie der Zusammenhalt des Teams intensiver sind. Dieser Erfahrungswert deckt sich mit den Ergebnissen der aktuellen Status Quo Agil Studie.

Schauen wir uns die Aufteilung des Projektteams ein wenig genauer an. In agilen Teams setzten 50% der Befragten einen Scrum Master ein. Bei weiteren 20% agiert dieser wie ein klassischer Projektleiter. Hier zeigt sich die Vermischung zweiter PM-Ansätze und somit die zunehmende Bedeutung eines hybriden Projektmanagements.

Die Rolle des Product Owners wird in 69% der Projekte besetzt. Bei 40% der befragten Unternehmen wird die Priorisierungen der Arbeitspakete gemeinsam im Team – entgegen der klassischen SCRUM-Definition – abgestimmt.

Erfolgsquoten in der Projektarbeit

Doch ist die Erfolgsquote in agilen Projekten im Gegensatz zu klassischen Methoden wirklich höher?

Projekte, welche mit agilen Methoden gemanagt werden, erreichen weit häufiger ihre Zielsetzung, als klassisch realisierte Projekte. Betrachten wir den Unternehmenserfolg, so bestätigt sich dieses Bild: Der Einsatz von agilen Methoden erscheint auch hier erfolgversprechend.

Fazit zur Status Quo Agil Studie

Die neuste Status Quo Agil Studie der Hochschule Koblenz zeigt: Die Verbreitung von agilen Projektmanagementmethoden steigt weiter an. Dabei erfolgt zunehmend eine Vermischung von traditionellen und agilen Methoden zu sogenannten hybriden Methoden.

Die Hauptgründe für die Verwendung agiler Instrumente liegt dabei in den Wünschen die

• Projekteinführungszeit zu optimieren,
• Qualität zu verbessern,
• Risiken zu reduzieren,
• Teammoral zu optimieren und
• Planbarkeit zu perfektionieren.

Die größte Herausforderung bei der Realisation von agilen Projekten liegt, der Studie entsprechend, in

• der Teamgröße, gefolgt von
• (internen) Prozessen,
• der Projektumgebung,
• den (internen) Kunden und
• der Projektstruktur.

Unternehmen, welche agile Ansätze nutzen, scheinen am Markt erfolgreicher zu agieren als Wettbewerber, welche auf rein traditionelles Projektmanagement setzen. Gleiches zeigt sich in der Erfolgsquote ihrer Projekte. Dabei übersteigt der Nutzen von agilem Projektmanagement, den Aufwand für dessen Einführung.

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