Sicher, die Risiken eines Projektleiters, die dich während der Projektrealisation treffen können, ist schier unendlich.

Mir kommt es so vor, als ob es sich um ein „Schmuddel-Thema“ handeln würde, über das nicht gesprochen wird. Aber warum?

Ich kann bestätigen, dass ein Risikoeintritt vollkommen normal ist und jeden im Projektumfeld schon einmal getroffen hat. Es läuft einfach nicht immer alles nach Plan.

Mir ist es ein Anliegen über die Risiken eines Projektleiters zu sprechen bzw. zu schreiben. Denn jeder Projektleiter hat diese Herausforderung zu wuppen.

Genau aus diesem Grund möchte ich dich heute an den Top 5 Risiken meiner Kunden teilhaben lassen. In diesem Artikel werde ich auf nachfolgende Risiken eingehen und dir von meinen Lösungsansätzen als Impulse berichten.

🚀 Unklare Zielformulierung
🚀 Kontinuierliche Änderungswünsche deines Auftraggebers / Kunden
🚀 Statusmeldung „Fast fertig“
🚀 Fehlende Kommunikation
🚀 Tagesgeschäft

🚀 Unklare Zielformulierung

Keine Sorge ich komme dir jetzt nicht mit den SMART-Kritierien. Zu jedem Zeitpunkt in deinem Projekt solltest du und dein Team vielmehr die Frage „Was soll durch wen, wann, mit welchen Ressourcen, unter Berücksichtigung welcher Risiken erreicht werden?“ beantworten können.

Lass mich hier ein kurzes Beispiel nennen, wie eine gelungene Zielformulierung aussehen könnte:

Vom 01.01.2020 bis zum 30.06.2020 soll mit einem Budget von 50.000 € (ohne internen Personaleinsatz) unter Leitung von Frau Projekt-Expertin mit Unterstützung von Herrn IT-Experte, Frau Kundenservice und Herrn Grafiker ein neuer verkaufsfördernder Online-Shop für den internen Kunden Frau Vertriebsleiterin (Auftraggeberin) konzeptioniert, umgesetzt, getestet und in Betrieb genommen werden. Dabei gilt es die Risiken der Datenbankanbindung, des Tagesgeschäfts und der Arbeit in verteilten Teams zu eliminieren oder zu minimieren.

🚀 Kontinuierliche Änderungswünsche deines Auftraggebers / Kunden

Ja, manche Dinge lassen sich im Vorfeld nicht erkennen, sodass Änderungen essentiell sind, um das Projektziel zu erreichen. Dies zählt zu den alltäglichen Risiken eines Projektleiters. Bei anderen Anpassungen handelt es sich jedoch vielmehr um Wünsche, nicht Notwendigkeiten. Ich denke, hiervon kann jeder Projektleiter ein Lied singen.

Wichtig ist, dass aufkommende Änderungswünsche diesbezüglich validiert werden. Brauchst du diese Anpassung wirklich oder kann sie in einem nachgelagerten Projekt oder Tagesgeschäft realisiert werden?

Bevor du die Änderung in deine Pipeline der zu realisierenden Aufgaben gibst, stell dir bitte zudem immer die Frage welchen Einfluss die Änderung auf dein Team, deine Kosten, dein Timing und deine Qualität haben wird.

Lass deinen Auftraggeber auf jeden Fall an deinen Erkenntnissee teilhaben. Interessanterweise wird er nämlich dann von dem ein oder anderen Änderungswunsch absehen 😉

🚀 Statusmeldung „Fast fertig“

Vom Pareto-Optimum oder der 80/20-Regel hast du bestimmt schon einmal gehört. Sie besagt, dass du in 20 % deiner Zeit 80 % des Ergebnisses erzielen wirst. Für die letzten 20 % wirst du jedoch 80 % deiner Zeit benötigen.

Dieser Zustand lässt den ein oder anderen Projektleiter regelmäßig verzweifeln. Warum? Auf Nachfrage wie weit ein Task bereits erledigt sei, hört man häufig „Fast fertig!“. Wie oft ich diesen Satz von meinem Team gehört habe … ich habe irgendwann aufgehört zu zählen.

Doch dann dauert und dauert es, bis ich das finale Ergebnis erhielt und die Aufgabe als erledigt markieren konnte.

Das ist vom Teammitglied nicht böse gemeint. Er oder sie wollen dich sicherlich nicht an der Nase herumführen. Es ist einfach das Pareto-Optimum, das wieder einmal zugeschlagen hat.

Selbstverständlich wirst du Puffer eingebaut haben. Nichtsdestotrotz kannst du bei einer Häufung von Verzögerungen schnell ins Schwimmen geraten.

Hier möchte ich dir von der Timeboxing-Methode als eine Lösungsmöglichkeit erzählen. Hierfür werden Zeitblöcke mit definiertem Ergebnis festgelegt. Je nach Aufgabe kann ein solcher Block wenige Minuten, Stunden oder auch Tage umfassen. Wobei ich von letzterem für diese konkrete Herausforderung abraten würde. Nach Ablauf der Zeit überprüfe, ob dein Ergebnis den Mindestastansprüchen genügt.

Sobald du oder ein Teammitglied an den Punkt kommt die aktuelle Aufgabe als „Fast fertig!“ zu titulieren, nutzt du in Zukunft das Timeboxing. Du legst fest, was von den übrigen Teil-Aufgaben den höchsten Nutzen hat. Dieser Punkt wird realisiert.

Nachdem die Zeit abgelaufen oder die Aufgabe erledigt ist, frage dich, ob du die Gesamtaufgabe jetzt als erledigt kennzeichnen kannst? Falls nicht, frage dich, ob die nächste Teil-Aufgabe zwingend notwendig ist. Nickst du, dann startest du die nächste Timebox.

Durch diese Methode kannst du deine Produktivität sowie die deines Teams einfach steigern. Zeitgleich minimierst du“Sonderlocken“ die es für die Zielerreichung nicht zwingend braucht.

🚀 Fehlende Kommunikation

Das zunehmende arbeiten in verteilten Teams macht es nicht gerade leichter: Doch eine vertrauensvolle und direkte Kommunikation ist das A und O eines erfolgreichen Projektmanagements.

Nur wenn rechtzeitig von den jeweiligen Experten in deinem Team Bedenken geäußert, Frühwarnindikatoren eines Risikos kommuniziert oder Probleme offen angesprochen werden können, kannst du als Projektleiter rechtzeitig Gegensteuerungsmaßnahmen starten. Je länger eine Herausforderung unentdeckt ihr volles Potential entwickeln kann, je weniger Handlungsmöglichkeiten wirst du haben. Packst du sie zudem nicht an der Ursache an, wird dein Risiko nur kurzzeitig verschwinden, um Verstärkung zu holen.

Mein Tipp für dich ist die Spielregeln der Kommunikation gemeinsam mit deinem Team bereits zu Projektstart festzulegen. Wie wollt ihr wann miteinander sprechen? Wie sehen die einzelnen Projektrollen aus? Welche Befugnisse und Pflichten gehen damit einher? Wie sehen Eskalationswege aus?

Wenn möglich würde ich immer versuchen das persönliche Gespräch zu suchen. Denn das gesprochene oder geschriebene Wort beinhaltet nicht die so wichtige non-verbale Kommunikation. Sitzt du an einem anderen Standort, dann versuche es doch mit einem Video-Call. Für mich persönlich hat dies, neben den gerade genannten Aspekt, auch sehr viel mit Wertschätzung zu tun.

🚀 Tagesgeschäft

Das liebe Tagesgeschäft… Eins meiner liebgewordenen Risiken eines Projektleiters. Irgendwie hat es immer die Eigenschaft kurzfristig zu „brennen“. Nicht wahr?

Häufig arbeiten wir in Projekten in sogenannten Matrix-Organisationen zusammen. Für die Dauer des Projekts schließen sich die Experten in einem Projektteam zusammen, verbleiben disziplinarisch jedoch in ihrer Linien-Organisation.

Meist geht dies gepaart mit mehreren Projekten oder einer „Tagesgeschäfts-Aufgabe“ einher. Das Team steht ergo nicht zu 100 % mit seiner Leistungsfähigkeit für das „eine“ Projekt zur Verfügung.

Der Kampf um die Mitarbeiter ist somit eröffnet. Doch damit ist keinem geholfen. Wenn mich meine eigenen Projekte, Mentorings und Projekt-Beratungen eins gelehrt haben, dann das klare Absprachen erfolgversprechend sind.

Was meine ich damit genau? Setz dich mit den jeweiligen beteiligten zusammen und schaue, wann deine Teammitglieder den größten überschneidenden Arbeitsanteil für dein Projekt haben können. Diese Zeiten sind Gold wert, denn es kann effizient gearbeitet werden.

Wenn möglich versuche dir die Vormittagsstunden zu sichern, da wir hier produktiver und fokussierter arbeiten, als Nachmittags.

Eigentlich wollte ich nur einen kurzen Post-Beitrag zu dem Risiken eines Projektleiters schreiben. Doch purzelten die Sätze nur so aus mir heraus.

Ich wünsche mir, dass du für dich und deine Projektarbeit viele Impulse mitnehmen konntest. Über ein Feedback (als Kommentar oder Nachricht) würde ich mich sehr freuen!

Ich wünsche dir #EinfachErfolgreicheProjekte

Deine Anna-Elena

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