Auf die Plätze – fertig – los!

Der Endspurt vor dem Urlaub steht an: Alle Projektbeteiligten müssen auf den aktuellen Stand gebracht, offene Enden verknotet und die nächsten Schritte geplant und vorbereitet werden.

Doch wer vertritt dich während deines Urlaubs? Wie und wann solltest du offene Aufgaben und Risiken übergeben? Schließlich möchtest du, dass deine Projekte auch ohne dich weiter erfolgreich laufen.

Wissensmanagement als Basis

„Nichts ist so erschreckend, wie nicht wissen und doch handeln.“ (J. W. von Goethe). Unwissenheit ist das größte Risiko in Projekten. Diese gilt es unter allen Umständen zu vermeiden. Ein strukturiertes Wissensmanagement kann dem entgegenwirken.

Es unterstützt von Anfang an alle Projektbeteiligten bei ihrer Arbeit. Abgestimmte Informationsprozesse und eine zentrale sowie strukturierte Ablage sind die halbe Miete jedes erfolgreichen Projekts.

Jeder Stakeholder weiß wo er welche Informationen finden bzw. ablegen kann. Ein eigenverantwortliches Arbeiten ist folglich zu jedem Zeitpunkt möglich. Die Basis für deine gelungene Urlaubsübergabe existiert somit bereits.

Kriterien für eine gelungene Übergabe

Was ist wichtig, was ist trivial? Jeder Mensch tickt anders. Dem einen reichen grobe Stichwörter, der nächste möchte ein ausformuliertes Briefing inkl. Verlinkung zu allen weiterführenden Informationen.

Ich habe mich immer gefragt: Wie würde ich mir eine Urlaubsübergabe von meinen Kollegen wünschen? Schlussendlich konnte ich sechs Kriterien identifizieren:

1. Gliederung
   Übergaben sollten einer Struktur folgen, damit eine Orientierung für alle Beteiligten möglich ist. Ein hin und her à la „huch, das habe ich noch vergessen und hier an dieser Stelle müsste man noch …“ wirkt unprofessionell. Gleichzeitig hinterlässt es die Vertretung mit dem unguten Gefühl – sicherlich wurde etwas vergessen.
2.  Vorwissen
   Jede Übergabe sollte an den Wissensstand des Vertreters angepasst sein. So müsste man dir als Projektprofi beispielsweise nicht erklären was ein Meilenstein ist bzw. was er beinhaltet. Du interessierst dich wahrscheinlich viel mehr für die Besonderheiten.
3. Umfang
   Übergib bitte nur Aufgaben, die wirklich in deiner Abwesenheit gemanagt bzw. erledigt werden müssen. Müsstest du als Vertretung ein Feldbett im Büro aufschlagen, wärst du wahrscheinlich nicht begeistert.
4. Eindeutigkeit
   Formuliere deine Übergabe so, dass keine Missverständnisse entstehen. Alle benötigten Informationen sollten transparent weitergegeben werden. So vermeidest du „Notfallanrufe“ in deiner Abwesenheit und kannst so guten Gewissens in den Urlaub gehen.
5. Teamwork
   Aller Wahrscheinlichkeit nach wirst du deinen Stellvertreter ebenfalls vertreten. Lege deiner Vertretung also keine Steine in den Weg, sondern arbeitet als Team zusammen.
6. Erwartungshaltung
   Je höher die Erwartung ist, desto größer wird die Enttäuschung sein, wenn diese nicht erfüllt wird. Dies soll nicht bedeuten, dass du keine Erwartung an die Art und Weise deiner Urlaubsvertretung haben solltest. Sei nur bitte realistisch und kommuniziere diese im Vorfeld.
   

Urlaubsübergabe vorbereiten

Das Beste zuerst: Urlaubsübergaben lassen sich sehr gut vorbereiten. Entsprechend können wir unsere Vertretung/en (nachfolgend Vertretung) die anstehenden Aufgaben übergeben. Doch was genau gehört dazu?

Für mich hat sich die Gliederung meiner Übergaben in nachfolgenden Kategorien bewährt:

Allgemeines:

• Zeitraum der Abwesenheit
• Urlaub in (Team-)Kalender eintragen
• Vertretung finden & informieren
• Liste mit relevanten Ansprechpartnern inkl. Kontaktoptionen erstellen
• Private Notfallnummer hinterlegen (Tipp: Gründe für Verwendung und Anrufzeiten definieren)

Berechtigungen:

• Digitale Zugriffsrechte (u.a. Laufwerke, E-Mail-Postfächer, Accounts) organisieren
• Berechtigungen (insbesondere Zeichnungsbefugnisse, Kontovollmachten, Postvollmacht) erteilen
• Schlüssel (z.B. Büro, Schreibtisch, Aktenschränke) beschaffen
• NDA (non-disclosure agreement) falls benötigt organisieren und von Vertretung unterzeichnen lassen
• Weitere Berechtigungen identifizieren (z.B. polizeiliches Führungszeugnis)

Projekte:

• Aktueller Stand dokumentiert
• Offene Aufgaben und Entscheidungen identifizieren
• Niedrig priorisierte/ unwichtige Aufgaben verschieben (inkl. Info an Ansprechpartner)
• Akute Risiken bestimmen
• Offene Meilensteine und Deadlines festhalten
• Rolle Vertretung in Projekten definieren
• Anforderung an Dokumentation beschreiben
• Wichtige Besprechungen/Termine festlegen – Teilnahme Vertretung sicherstellen

Tagesgeschäft:

• Regelmäßige Aufgaben bestimmen
• Wiedervorlagen verschieben bzw. Arbeitsanweisung für Urlaubsübergabe beschreiben
• Erwartete Rechnungen identifizieren

Dokumentation, Vorlagen und Prozesse:

• Ablageort für Informationen und Prozesse inkl. Handbücher/ Checklisten beschreiben
• Genutzte Arbeitsmittel und Programme dokumentieren (Zugang für Vertretung sichergestellt)
• Experten für Fragen benennen
• Abweichungen und Besonderheiten offenlegen

Überlege immer, welche Informationen die Vertretung benötigt um deine Arbeit problemlos übernehmen zu können.

Die Zusammenstellung aller relevanten Informationen kann dabei einiges an Zeit beanspruchen. Deswegen präferiere ich es bereits 14 Tage vor Urlaubsantritt mit der Erstellung meiner Urlaubsübergabe zu beginnen. Stress, Hektik und Zeitmangel führen erfahrungsgemäß nur zu einem erhöhten Risiko wichtige Informationen nicht zu notieren. Wirke diesen Risiken also proaktiv entgegen!

Urlaubsübergabe durchführen

Auch wenn der Urlaub absehbar ist: Dies ist kein Garant, dass die Übergabe geordnet abläuft. Wirf deine Vertretung also nicht ins kalte Wasser, sondern vereinbare einen Termin zur Übergabe.

Der Briefingtermin sollte so geplant sein, dass Rückfragen vor deinem Urlaubsantritt möglich sind. Zwei bis drei Tage vor Urlaubsstart sind hier meiner Erfahrungen nach ideal.

Spätestens jetzt solltest du deine Kollegen, Kunden und Dienstleister von deiner geplanten Abwesenheit sowie deiner Vertretung (inkl. Kontaktoption) informieren.

Last minute ToDos

Nach dem Urlaub

Der Alltag wird dich schnell wieder haben. Das ist dir genauso bewusst wie mir. Damit der Wiedereinstieg gut gelingt, nachfolgend drei wichtige ToDos, die du nicht vergessen solltest:

• Termin zur „Rückübergabe“ wahrnehmen (am Besten später Vormittag des ersten Arbeitstages)
• Deaktivieren der Abwesenheitsbenachrichtigung bzw. Weiterleitung von E-Mails
• Rufumleitung/ Anrufbeantworter zurücksetzen

Lessons learned

Urlaubsübergaben lassen sich sehr gut vorbereiten. Startet man ca. 14 Tage vor geplanten Urlaubsbeginn, vermeidet man Stress, Hektik und somit Fehler.

Checklisten können uns dabei helfen, nichts aus den Augen zu verlieren. In einem Übergabetermin wird die Vertretung auf den aktuellen Stand gebracht. Gleichzeitig hat sie die Möglichkeit Fragen zu stellen. Wenn möglich sollte dieser Termin zwei bis drei Tage vor deinem geplanten Urlaubsstart liegen.

Wie eine optimale Übergabe zu gestalten ist, hängt vom Empfänger ab. Im Laufe meines Berufslebens konnte ich für mich dabei sechs wichtige Kriterien identifizieren:

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