Mehr Erfolg durch neue Freiheiten im Projektmanagement oder viel Wirbel um nichts?

Hybrides Projektmanagement wird für Unternehmen zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil werden. Denn es unterstützt Veränderungsbereitschaft und erzeugt Veränderungsfähigkeit von Unternehmen.

Nur wer planvoll und flexibel am Markt Kundenbedürfnisse befriedigt, wird sich von seinem Wettbewerber positiv abheben können. Herausragende Produktqualität zu erreichen ist das eine. Diese flexibel und effizient, mit Planungssicherheit und dem Fokus auf den Kundennutzen zu realisieren, das andere.

Umso essentieller, dass die passende hybride Projektmanagement-Methode als Arbeitsform die nötige Veränderungsbereitschaft optimal unterstützt. Gleichzeitig aber auch in hohem Maße Veränderungsfähigkeit herstellt.

Der an Projektmethoden interessierte Leser wird sich nun fragen: Können Unternehmen durch hybrides Projektmanagement und die damit verbundenen neuen Freiheiten mehr Erfolge feiern? Schließlich werden Flexibität und gesteigerte Effizenz bei gleichzeitiger Planungssicherheit als Hauptvorteile genannt. Oder handelt es sich bei hybridem Projektmanagement um einen „Hype“ und um „methodische Spielereien“, deren größter Nutzen darin besteht, gelangweilte Mitarbeiter und sich modern inszenierende Führungskräfte zufriedenzustellen?

Diese Fragen möchte ich im Rahmen der aktuellen Blogparade des Projekt Magazins, dem Fachportal für Projektmanagement, nachgehen.

Hierfür ist es wichtig, sich zunächst vor Augen zu führen

• Warum Projektmethoden sich überhaupt wandeln müssen?
• Welche Herausforderungen es zu lösen gilt?
• Wie der Status Quo im Projektmanagement der Mehrheit der Unternehmen aussieht?
• Welche Grundlagen für ein zukunftsfähiges Arbeiten aktuell anzutreffen sind?

Projekte im Wandel: Welche Herausforderungen haben wir aktuell zu lösen?

Die Auswirkungen der Globalisierung und Digitalisierung (neudeutsch „new work“) übertragen sich auf unsere Arbeitsweisen. Somit unterliegt das Projektmanagement ebenfalls einem Wandel. Zu beobachten sind

• flexibilisierte Projektzielsetzungen
• verkürzte und variierende Projektlaufzeiten
• permanente Kundeneinbindung und
• eine veränderte Organisationsentwicklung & -kultur.

Früher konnten Unternehmen mit klaren Zielsetzungen und Meilensteinen vor einem Projektstart einen Plan verfassen, diesen kommunizieren (intern und gegenüber Auftraggebern) und Stück für Stück gemeinsam abarbeiten. Heute stehen sie vor der Herausforderung, auf den sich verändernden Markt flexibel reagieren zu müssen. Während der Projektrealisation. Also mitten im Arbeitsprozess.

Die neuen Rahmenbedingungen im Projektmanagement können folgendermaßen zusammengefasst werden

• Unternehmen beginnen häufig mit einem unscharfen Zielbild ihre Projekte. Das eigentliche Ziel wird erst auf dem Weg der Lösungsfindung finalisiert.

• Die Verkürzung von Produktlebenszyklen führt zudem dazu, dass sich die Projektlaufzeit reduziert. Häufig sehe ich Projekte im Umfang von drei bis sechs Monaten. Seltener mit einem Realisationszeitraum von > 12 Monaten.

• Gleichzeitig steigen die Anforderungen bzw. Erwartungshaltung der Kunden. Das beste Beispiel – auch wenn kein Projekt – ist sicherlich die Paketzustellung. Früher war es normal, dass dieses eine halbe Woche oder länger dauern konnte. Heute werden wir schon nervös, wenn der Zusteller nicht am nächsten Tag an unserer Haustüre klingelt.

• Der Kunde von heute, und sicherlich auch von morgen, möchte mit einbezogen werden. Seien es die Priorisierung der Anforderungen, der Test neuer Features oder die Abnahme von Teilergebnissen. Kunden, welche das Pflichtenheft abgeben und das Ergebnis abnehmen, stellen heute eher die Ausnahme dar.
  
• Ein weiterer Effekt sind neue Anforderungen an Führung von Mitarbeitern: Führung als einen Service für den Geführten zu sehen und zu praktizieren ist heutzutage noch keine Selbstverständlichkeit. Die Top-Down-Mentalität hin zu einem Servant Leadership befindet sich in vielen Unternehmen erst im Umbruch. In manchen nicht einmal das. Gleichzeitig fordern Mitarbeiter, insbesondere der jüngeren Generation, dieses aktiv ein. Sie wollen selbst entscheiden. Ihr Fachwissen nutzen, um gemeinsam die optimalste Lösungsvariante zu erarbeiten.

• Das zunehmende Arbeiten in verteilten, virtuellen Teams ist eine weitere Veränderung. Seien es Homeoffice-Tage, orts- und zeitunabhängige Zusammenarbeit oder die Fremdentwicklung einzelner Projektbestandteile. Projektteams sitzen häufig nicht mehr an einem Standort. Dies bedeutet einen höheren Kommunikations- und Dokumentationsbedarf. Erhöhte Technik- und Digitalisierungskompetenzen sind unabdingbar geworden und sind Voraussetzung für eine zeitgemäße Projektrealisation.

Status Quo im Projektmanagement: Sind die Grundlagen für ein zukunftsfähiges Projektmanagement geschaffen?

Jetzt geht es um zwei wichtige Fragen: Welche Grundlagen und Voraussetzungen in Unternehmen sind momentan anzutreffen? Und sind diese dazu geeignet Veränderungsbereitschaft zu erzeugen und Fähigkeit zur Veränderung zu fördern

Jahrzehnte galten traditionelle Projektmethoden wie das Wasserfall-, Spiral- oder V-Modell als „State of the Art“. Seit einigen Jahren sind diverse Alternativen auf dem Vormarsch. Anfängliche Konkurrenz zwischen traditionellem und agilem Projektmanagement sind ausgefochten. Dies begrüße ich persönlich sehr.

Immer mehr Unternehmen öffnen sich gegenüber agilen Methoden. Scrum, Kanban oder auch extrem Programming seien an dieser Stelle als Beispiele genannt. Beschäftigte werden geschult, Zertifikate ausgestellt und der Projektmanagementprozess (häufig) umgestellt.

Anschließend wird sich pragmatisch an die Realisation von Projekten begeben. Doch allzu oft folgt Ernüchterung. Zur Wahrheit gehört nämlich, dass agile Ansätze nicht für jedes Projekt, jedes Unternehmen oder jede Branche geeignet sind.

In meiner Arbeit beobachte ich folgende fehlende Grundlagen und Ursachen für ein Scheitern neuer Ansätze

• In der Praxis fällt es Unternehmen schwer, das erforderliche neue Rollenverständnis für neue Arbeitsmethoden zu leben. Es bestehen Ängste, dass die eigene Position durch den veränderten Führungsgedanken überfällig wird.

• Meist gekoppelt mit der Furcht, die Kontrolle über die Projektrealisation aus den Händen zu geben.

• Gleiches gilt für die Disziplin, das agile Manifest und seine Prinzipien konsequent einzuhalten.

Beispiel 1: So habe ich ein Unternehmen kennengelernt, wo die Rolle des Scrum Masters der Vorstand persönlich ausführen wollte. Die des Product Owners wollte er auf die Bereichsleitung übertragen. So sind die Rollen sicherlich nicht zu verstehen.

Beispiel 2: Oder ein Team welches konsequent um 16:30 Uhr Feierabend macht. Bitte nicht falsch verstehen! Läuft alles glatt, habe ich nichts dagegen einzuwenden. In diesem Fall war jedoch ersichtlich, dass das gemeinsam gesetzte Sprint-Ziel nicht zu erreichen war. Unter Engagement und der Verbindlichkeit verstehe ich persönlich etwas anderes. Schließlich wurde sich auf das Sprint-Ziel zusammen verbindlich committed.

Hybrides Projektmanagement: Modernes Projektmanagement der Zukunft oder Spielerei?

Doch es gibt Hoffnung! Sozusagen einen Plan C. Seit einiger Zeit mehren sich Expertenstimmen, die hybrides Projektmanagement als Lösung der heutigen Herausforderungen betrachten. Es vereint die Vorteile unterschiedlicher Projektmethoden, unterstützt die Veränderungsbereitschaft von Unternehmen und stellt die nötige Veränderungsfähigkeit her.

Aber was macht hybrides Projektmanagement konkret?

Es kombiniert Phasen, Prozesse oder auch Rollen aus unterschiedlichen Standards und Vorgehensweisen sehr individuell. Durch die bewusste Auswahl der Instrumente ist es immer auf den maximalen Projekterfolg ausgerichtet. Dabei kann das Vorgehen innerhalb einer Organisation je nach Projektcharakter variieren.

Der Kundennutzen steht immer im Fokus. Es werden planvoll kreative Lösungswege gefunden und diese dann effizient sowie flexibel erreicht. Gleichzeitig wird das Projektteam eigenverantwortlich und motiviert die Zielsetzung erreichen.

Auch im hybriden Projektmanagement besteht die Herausforderung darin, die veränderte Führungskultur zu leben. Zudem wird ein hohes Maß an Transparenz und Methodenkompetenz gefordert. Auf die Vor- und Nachteile hybriden Projektmanagements gehe ich übrigens in einem anderen Beitrag ausführlicher ein. Wer hier tiefer einsteigen möchte, ist dazu herzlich eingeladen.

Ich bin davon überzeugt, dass die bewusste Kombination verschiedenster Methoden den Durchbruch im Projektmanagement vieler Unternehmen bringen wird. Eine Spielerei mag es in den Augen der Verfechter von klassischen und agilen Methoden sein. Für mich ist es der praktikable Ansatz, nach welchem viele Unternehmen aktuell suchen. Keine Spielerei, sondern eine notwendige Weiterentwicklung im Zuge des sich verändernden Projektverständnisses.

Meiner Meinung nach wird das hybride Projektmanagement, gerade bei KMUs, zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil werden. Denn nur wer planvoll und flexibel am Markt Kundenbedürfnisse befriedigt, wird sich von seinem Wettbewerber positiv abheben können. Die logische Konsequenz: mehr Erfolg! Und den wünschen wir uns doch alle, oder?

Deine
Anna-Elena Stoehr

Doch wie siehst du es?

• Ist für dich hybrides Projektmanagement eine Methode, um zukünftig Projekte zu realisieren? Oder handelt es sich hierbei um eine Spielerei?
• Hast du hier bereits Erfahrungen gesammelt? Wie sehen diese aus?

Ich freue mich auf dein Feedback!